Típics errors en la implantació d’un software

La nostra activitat com a assessors i consultors consisteix a assessorar a l’empresa sobre els aspectes que poden contribuir a l’èxit o fracàs en la implantació d’un projecte software, de manera que aquest es realitzi sota la forma i els temps acordats, sent aquest de vital importància ja que l’empresa durant aquest procés ha de seguir funcionant.

És en aquest camí emprès que existeixen factors els quals si són tinguts en compte i degudament tractats afecten directa i positivament a l’èxit i consecució dels objectius prèviament definits.

Assignació del personal intern adequat.

És en les etapes de definició del projecte quan es parla amb els responsables de negoci i es comenta la necessitat que les persones que per part de l’empresa seran les designades a col·laborar per aconseguir i cobrir les necessitats i expectatives que el producte final genera. Aquestes sempre han de ser persones eficients, que coneguin en profunditat el funcionament i la funcionalitat dels processos, amb totes les particularitats i possibles conflictes que pugui generar, són aquelles a els qui tots consulten quan sorgeix un dubte, les millors, no els assistents o aquelles que no tenen una altra cosa que fer. Entenent que resulten difícilment substituibles i que han de seguir treballant en les seves tasques diàries, s’aconsella que han de ser recolzades o reemplaçades, depenent de l’envergadura del projecte, mentre duri la implantació.

Creació de l’equip de Treball.

No sols cal tenir en compte les capacitats, coneixements i competències a l’hora d’assignar el components, sinó el rol que aquests tindran dins de l’equip i el temps (una vegada més) que hauran de dedicar al projecte. Un rol important és la persona que haurà de col·laborar en la capacitació a la resta de la companyia en l’ús del nou sistema, la qual haurà de tenir competències comunicatives i docents. Sent aquest rol definit per endavant i al començament de la implantació. Depenent del tipus d’implantació, si es tracta d’una parametrització, adaptació o personalització d’una nova solució, la participació i implicació del personal intern cambiara en gran mesura.

Comunicació.

Majoritàriament els canvis generen dubtes, temor, ansietat i més si aquests afecten a la forma de treballar, o no estan definits amb claredat. Per aquest motiu és fonamental la forma en què es comunica el projecte a la resta de personal de l’empresa. No n’hi ha prou amb petits comunicats. La informació ha de ser freqüent i que no es creïn buits d’informació, els quals creen climes adversos i entorpeixen tot el treball. L’ideal seria una comunicació freqüent sobre com va evolucionant el procés, habilitant diversos canals i permetent que els futurs usuaris i afectats fessin arribar els seus dubtes i inquietuds.

Capacitació dels usuaris.

Partim que l’equip del projecte coneix i està entrenat sobre les funcionalitats del sistema, però també és vital que els futurs usuaris i de forma el més primerenca possible coneguin teòricament i a la practica el mateix. Això comporta la preparació del material necessari i l’enteniment per part dels responsables del negoci que serà necessari per a l’aprenentatge un suplement en esforç i temps.

Definició de l’abast.

Quins són els processos que seran inclosos o els que no, establir controls i seguiments. Prioritzar i racionalitzar les funcions que estaran en el sistema, valorar l’impacte de personalització. No generar falses expectatives. Definir clarament els temps de com s’aniran integrant els processos en la nova solució. Informar a cada departament i personal clarament de com es veurà afectat.

Excés d’anàlisi.

L’etapa d’anàlisi i recopilació d’informació no ha de ser excessiu, no cal permetre que es bloqui l’avanç del projecte, per la no definició o la falta de presa de decisions. Cal pensar en els problemes de forma simple i resumida, perquè els afectats comprenguin ràpidament el que se li està decidint.

Dades a transferir.

L’etapa de migració, si existeix, és una tasca pesada i han de cuidar-se els detalls, hem de pensar que hi ha informació que varia fins a l’últim moment (comptabilitat, producció, logística, etc…), i cal verificar la qualitat de la mateixa, ja que ens pot causar seriosos problemes quan ens pensem que el projecte ja està implantat. És aconsellable definir responsables que s’assegurin que la informació està disponible en el temps i la forma necessària.

Planificació del cicle de vida de l’aplicació.

En general el sistema recorre diferents etapes des de la implementació fins a arribar i desenvolupar el seu màxim rendiment. Arribat aquest punt moltes vegades es creu que el procés està conclòs, es retira el suport del personal intern i es deixa d’actualitzar el sistema. Moltes vegades com a assessors podem arribar a solucionar situacions posteriors d’ajustos que es van donant, però ha de seguir havent-hi algú intern que coneixent la realitat de l’empresa i del producte estigui en condicions, conjuntament si és necessari, d’assenyalar aspectes a desenvolupar i poder-li treure més rendiment.

Falta de manteniment evolutiu.
Com a assessors oferim aquest manteniment, però caldria definir clarament i conjuntament amb el negoci qui parés esment i prengués la responsabilitat de dur-ho a terme, definint amb claredat que mesures i paràmetres es definiran perquè aquest sigui el correcte.