Típicos errores en la implantación de un software

Nuestra actividad como asesores y consultores consiste en asesorar a la empresa sobre los aspectos que pueden contribuir al éxito o fracaso en la implantación de un proyecto software, de modo que este se realice bajo la forma y los tiempos acordados, siendo este de vital importancia ya que la empresa durante este proceso debe seguir funcionando.

Es en este camino emprendido que existen factores los cuales si son tenidos en cuenta y debidamente tratados afectan directa y positivamente al éxito y consecución de los objetivos previamente definidos.

Asignación del personal interno adecuado.

Es en las etapas de definición del proyecto cuando se habla con los responsables de negocio y se comenta la necesidad de que las personas que por parte de la empresa serán las designadas a colaborar para conseguir y cubrir las necesidades y expectativas que el producto final genera. Estas siempre deben ser personas eficientes, que conozcan en profundidad el manejo y la funcionalidad de los procesos, con todas las particularidades y posibles conflictos que pueda generar, son aquellas a quienes todos consultan cuando surge una duda, las mejores, no los asistentes o aquellas que no tienen otra cosa que hacer. Entendiendo que resultan difícilmente reemplazables y deben seguir trabajando en sus tareas diarias, se aconseja que deben ser apoyadas o reemplazadas, dependiendo de la envergadura del proyecto, mientras dure la implantación.

Creación del equipo de trabajo.

No solo hay que tener en cuenta las capacidades, conocimientos y competencias a la hora de asignar lo componentes, sino el rol que estas tendrán dentro del equipo y el tiempo (una vez más) que deberán dedicar al proyecto.Un rol importante es la persona que deberá colaborar en la capacitación al resto de la compañía en el manejo del nuevo sistema, la cual deberá tener competencias comunicativas y docentes. Siendo este rol definido de antemano al comienzo de la implantación. Dependiendo del tipo de implantación, si se trata de una parametrización, adaptación o personalización de una nueva solución, la participación e implicación del personal interno variara en gran medida.

Comunicación.

Mayoritariamente los cambios generan dudas, temor, ansiedad y más si estos afectan a la forma de trabajar, o no están definidos con claridad. Por este motivo es fundamental la forma en que se comunica el proyecto al resto de personal de la empresa. No basta con pequeños comunicados. La información debe ser frecuente y que no se pueden crear vacíos de información, los cuales crean climas adversos y entorpecen todo el trabajo. Lo ideal sería una comunicación frecuente sobre cómo va evolucionando el proceso, habilitando diversos canales y permitiendo que los futuros usuarios y afectados hicieran llegar sus dudas e inquietudes.

Capacitación de los usuarios.

Partimos de que el equipo del proyecto conoce y está entrenado sobre las funcionalidades del sistema, pero también es vital que los futuros usuarios y de forma lo más temprana posible conozcan teóricamente y a la practica el mismo. Esto conlleva la preparación del material necesario y el entendimiento por parte de los responsables del negocio que será necesario para el aprendizaje un suplemento en esfuerzo y tiempo.

Definición del alcance.

Cuáles son los procesos que serán incluidos o los que no, establecer controles y seguimientos. Priorizar y racionalizar las funciones que estarán en el sistema, valorar el impacto de personalización. No generar falsas expectativas. Definir claramente los tiempos de cómo se irán integrando los procesos en la nueva solución. Informar a cada departamento y personal claramente de cómo se verá afectado.

Exceso de análisis.

La etapa de análisis y recopilación de información no debe ser excesivo, no hay que permitir que se bloque el avance del proyecto, por la no definición o la falta en la toma de decisiones. Hay que pensar en los problemas de forma simple y resumida, para que los afectados comprendan rápidamente lo que se le está decidiendo.

Datos a transferir.

La etapa de migración, si existe, es una tarea pesada y deben cuidarse los detalles, debemos pensar que hay información que varía hasta el último momento (contabilidad, producción, logística, etc…),  y hay que verificar la calidad de la misma, ya que nos puede causar serios problemas cuando nos pensamos que el proyecto ya está implantado. Es aconsejable definir responsables que se aseguren que la información está disponible en el tiempo y la forma necesaria.

Planificación del ciclo de vida de la aplicación.

En general el sistema recorre diferentes etapas desde la implementación hasta llegar y desarrollar su máximo rendimiento. Llegado este punto muchas veces se cree que el proceso está concluido, se retira el apoyo del personal interno y se deja de actualizar el sistema. Muchas veces como asesores podemos llegar a solucionar situaciones posteriores de ajustes que se van dando, pero debe seguir habiendo alguien interno que conociendo la realidad de la empresa y del producto esté en condiciones, conjuntamente si es necesario, de señalar aspectos a desarrollar y poderle sacar más rendimiento.

Falta de mantenimiento evolutivo.

Como asesores ofrecemos este mantenimiento, pero habría que definir claramente y conjuntamente con el negocio quien prestara atención y tomara la responsabilidad de llevarlo a cabo, definiendo con claridad que medidas y parámetros se definirán para que este sea el correcto.

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