Raons per considerar tenir el ERP en el núvol

Les empreses que estan en procés de triar una solució ERP també han de decidir si la seva nova gestió empresarial s’allotgés en les instal·lacions de l’empresa o serà en el núvol.

Molts models de ERP basats en el núvol estan disponibles avui dia, tots tenen en comú que la solució ERP resideix en un centre de dades d’un proveïdor de tecnologia, fora del lloc del negoci i l’usuari accedeix a través d’internet.

La majoria d’aquests proveïdors gestionen les actualitzacions de solucions i protecció de dades per als seus clients.

En els últims anys, l’adopció de tecnologia en el núvol s’ha accelerat, aquesta tendència continués i cal dir que les empreses mes que mai decideixen basar les seves noves implantacions de ERP en el núvol o migrar les seves solucions actuals.

Provar abans de decidir

Davant grans decisions estratègiques es corre el perill de prendre la decisió equivocada, la possibilitat de provar una nova tecnologia abans de comprometre’s redueix en gran manera aquest risc.

Quan es considera una solució basada en el núvol s’hauria de poder provar de manera segura abans de signar un llarg contracte de serveis.

Poder veure com les capacitats de la solució satisfan les necessitats del negoci, poder verificar la seva accessibilitat des de diferents dispositius.

Una experiència de primera mà per a avaluar la solució és disposar d’un entorn realista, els usuaris que participen en les proves proporcionen valuosa informació com veuen des de la seva perspectiva la solució i el sentit pràctic de la seva implantació en el núvol.

Quan es prengui la decisió final es farà amb la seguretat d’aquesta experimentació integral de la solució en el núvol.

Prendre avantatge de la tecnologia més avançada

Una solució en el núvol està construïda amb tecnologies modernes, permetent que es desplegui en qualsevol dispositiu, que s’integri sense fissures amb altres solucions en el núvol, fins i tot de diferents proveïdors, disposar dels mitjans de pagament disponibles en la xarxa, en definitiva, interactuar amb aplicacions dels seus proveïdors i dels seus clients.

Aquesta cadena proveïdor-empresa-client, redueix els temps, els errors i els costos augmentant l’eficiència.

El cost de replicar aquest ambient en les nostres pròpies oficines implicaria una forta inversió de diners i recursos a l’inici del projecte, més l’esforç de mantenir-se al dia en l’evolució tecnològica, manteniment continu de millores i suport per a canviar els escenaris d’ús davant la necessitat d’agilitat d’avui dia.

En el model tradicional, en el qual es compren les llicències de software, independentment d’on estan allotjades, els costos d’afrontar actualitzacions futures sempre són significativament més alts. També són necessaris més ajustos en els diferents productes que interactuen amb el ERP.

De fet, gran part de les empreses que utilitzen la seva ERP a mida com a peça estratègica, estan impossibilitades d’accedir a tecnologies mòbils i integracions, perquè fa temps van deixar d’invertir en actualitzacions o millores de capacitat.

Quan ens movem al núvol no haurem de preocupar per aquests assumptes. A través del servei el proveïdor manté al dia el servei de les últimes tecnologies i actualitzacions. L’empresa pren avantatge de tots els beneficis a un cost controlat.

Generar estalvi amb costos mesurables

Quan s’elabora un pla de negoci d’una solució en el núvol la mitjana de costos és molt de menor que la solució en les nostres instal·lacions.

En les instal·lacions tradicionals l’empresa incorre en costos inicials molt importants en llicències, servidors nous, equips de xarxa.

Les solucions ERP com a servei són, normalment, facturats per mes i usuari. L’empresa pot finançar completament la nova solució i imputar aquesta despesa com a costos operatius en lloc de ser una inversió de capital, que en molts casos es transforma en un cost ocult.

Aquest model de costos ajuda a mantenir el pressupost en tecnologia predictible en el temps i controlat.

En resum:

♦ No es paguen llicències de software.

♦ No s’han de comprar nous servidors o infraestructura de xarxes.

♦ No necessita disposar d’espai físic per a instal·lar servidors.

♦ Els costos de refrigeració i d’energia són molts menors perquè no es necessita mantenir racks de servidors.

♦ L’alta flexibilitat dels serveis de iCloud significa que només paga per les aplicacions que usa i per la quantitat d’usuaris que ho usen.

♦ Atès que el ERP en el núvol requereix menys suport i manteniment de tecnologia, pot re assignar el personal de TI a tasques crítiques.

Escalar l’operació de tecnologia d’informació

El proveïdor de la solució assumeix la major part de tasques del dia a dia, els responsables TI poden assumir altres tasques de major cripticitat per al negoci. Ja no és necessari que es dediquin a fer treballs que van des del control de còpies de seguretat, fins a les actualitzacions necessàries del sistema.

El proveïdor sol monitorar diversos indicadors de rendiment per a assegurar-se del correcte funcionament del sistema ERP en el núvol. La delegació d’aquestes que consumeixen molt temps permet que els responsables TI se centrin en els aspectes estratègics de la tecnologia, la qual cosa condueix a beneficis reals per al negoci.

Enfortir la integritat i la seguretat de la seva solució ERP

Un dels temors que es manifesta quan les empreses avaluen solucións en el núvol, és el fet que els seus actius d’informació més valuosos quedin exposats i accessibles a persones no autoritzades. Una altra preocupació és la connectivitat, preguntant-se quina seria la conseqüència si existissin problemes d’accés a aquests actius.

En els últims temps s’han fet grans avanços en termes de disponibilitat, seguretat i integritat el software basat en el núvol.

Però els proveïdors tenen altres actius que aportar a l’empresa:

♦ Major experiència en Seguretat i disposen de millors recursos per a fer front a les amenaces.

♦ Millor Seguretat física i lògica, disposant de recursos de control no sempre accessibles per les empreses.

En el centre de la preocupació es troba la continuïtat del negoci, la protecció de dades i la recuperació de desastres.

Habilitar productivitat global per als empleats

Un ERP com a Servei SAAS, pot superar algunes limitacions implícites a disposar-ho en les oficines del negoci. Quan es disposen d’oficines o sucursals, s’ha d’assegurar que tots els col·laboradors i empleats en totes les ubicacions puguin accedir al ERP i treballar efectivament. Amb la qual cosa és necessari disposar d’una estructura de comunicacions fiable i ràpida que ho permeti. En aquests casos els costos i ocupació de personal augmenten a causa de la complexitat d’aquesta, complicant-se conforme augmenta el volum del negoci.

En implantar un ERP en el núvol aquestes preocupacions queden enrere, tots els usuaris ingressen al sistema a través d’internet.

Les tecnologies en el núvol incorporen estandarts, amb el que la integració amb eines de col·laboració i mitjans socials és més senzilla.

Accelerar implementació

Qualsevol implementació requereix temps i una planificació acurada. Quan es contracta un ERP en el núvol ja no és necessari realitzar instal·lacions d’equips servidors ni de xarxa, la gestió d’aquestes tecnologies corre a compte del proveïdor.

Models de lliurament del ERP en el núvol

En funció del model de negoci i els requisits particulars pot realitzar implementacions ràpides i sense dolor.

♦ Software com a Servei

Conegut com ERP SAAS. Moltes organitzacions comparteixen recursos de maquinari. Se signa un contracte de llogar o subscripció. Utilitzant instàncies compartides o separades de les seves aplicacions de software.

♦ ERP allotjat

Els clients executen el seu ERP en un servidor dedicat en el núvol. Utilitzant instàncies separades de les seves aplicacions de software.

♦ ERP híbrid

Les empreses mantenen en les seves instal·lacions el software i s’integren amb una sèrie de serveis basats en el núvol. Aquest proporciona una flexibilitat i control que les empreses valoren. Podent migrar de model conforme a les necessitats del negoci, sense pèrdua de dades o funcionalitat.