Implementació ràpida de l’ERP

Tant per els clients com per a nosaltres els proveïdors, l’objectiu és el mateix per a tots dos.

Existeixen diferents facilitadors entre els que ens podem trobar:

• Softwares amb millors pràctiques incorporades.
• Softwares pre-configurats pel fabricant.
• Eines i plantilles d’implementació.
• Models de desplegament simples. SaaS, Hosting, etc.…

Observem que tots ells estan centrats en el software, no per això menys importants, però hem de centrar-nos en altres factors:

• Les necessitats dels clients.
• L’experiència de l’implementador.
• La bona definició de l’abast.
• La metodologia i l’enfocament adoptats.

Els Clients.

El client, i és de manual, ha de proporcionar els recursos necessaris, el coneixement i l’experiència del negoci. Però molts clients manquen d’orientació en respecte a com preparar-se per a una implementació ràpida.

Si considerem que l’implementador i el software estan preparats, el mateix client hauria de proporcionar una llista de comprovació permetent a aquests començar a executar-la conjuntament.

El client com a mínim hauria de dur a terme les següents accions:

1 – Capacitació i entrenament.

Formar-se i entrenar-se tot el necessari abans i des pres de l’arribada de l’implantador, el que permet tenir t al mateix temps una comunicació efectiva i clara amb el proveïdor.

2 – Documentar els processos de negoci existents.

Davant la necessitat d’educar a l’implementador sobre la situació empresarial actual, la col·laboració client-proveïdor ha de ser efectiva. Una imatge val més que mil paraules i accelera la transferència de coneixements.

L’Implementador.

Podem considerar als implementadors ràpids un grup d’elit. Experts en solucions de negoci, funcionalment i tècnicament correctes.

Amb la capacitat d’ajudar el client a prendre decisions sobre el software, però també sobre el negoci. Com a mínim ha d’entendre com el programari suporta tot el procés de negoci, des de la pre-venda, la comanda fins a la seva conversió en efectiu i no sols les funcionalitats que ofereix el software.

Presa de decisions.

La ràpida presa de decisions és una capacitat necessària i moltes vegades ignorada.

Alguns mètodes que poden donar rapidesa a la presa de decisions són:

1 – Prototips.

La creació de prototips durant el procés mateix de la venda permet definir els requisits bàsics i la validació dels resultats, així com eliminar opcions. Quantes més preguntes puguem respondre durant el cicle de venda més ràpida serà la implementació. Per això sempre definim el procés d’avaluació i selecció de programari com a pas previ i clau en la implementació.

2 – Dedicació.

L’enfocament ràpid de la implementació requereix de dedicació a temps gairebé complet dels diferents responsables de negoci. Ells són els principals responsables en la presa de decisions i ha de tenir la facultat i la informació per a prendre-les.

3 – Abast clarament definit.

Necessitem tenir una definició clara de l’àmbit, per a això necessitem saber:

• El que està inclòs en l’abast.
• El que està fora de l’abast.
• Qui està fent el que.

És necessari i important conèixer el veritable abast i establir les limitacions i els supòsits.

Definició de l’abast.

Com a mínim aquest ha de contenir les següents seccions:

1 – Característiques de la solució de software triada.

Definició del producte i les seves restriccions. Exemple: Inclusió només de les vendes del canal tendeixi.

2 – Característiques de la solució de software no incloses.

Funcionalitats fora de l’abast. Exemple: No inclou remeses confirming proveïdors.

3 – Definir activitats de la implementació i els seus responsables.

Una definició clara perquè l’equip del projecte es focalitzi i es centri en les que tenen un clar impacte en els objectius del projecte. Exemple: Implantació 31/12/2022

Filtrant el que està fora del projecte.

Metodologia.

Hi ha dos temes que solen frenar la implementació: les personalitzacions i el canvi dels requisits, fins i tot si aquests són parametritzables.

Es poden disminuir els seus efectes:

1 – Pensar en l’actualitat.

Implementar les funcionalitats que suportin l’activitat que el client porta en el seu dia a dia actual. Noves activitats comporten altres necessitats perquè no existeix l’experiència i/o expectatives creades.

2 – Pensar en la solució als objectius.

El projecte ha de centrar-se en dues línies d’acció:

• Els requeriments
• La solució

Segons la recopilació tradicional d’identificació de requisits, des del principi al final del projecte. O per a una implementació ràpida en que la guia serà la solució i serà aquesta la que ens revelarà els requeriments i quan resoldre’ls.

Resum.

No tots els projectes o clients són aptes per a una implementació ràpida. Són els implementadors i proveïdors els que després d’una avaluació han de certificar la seva viabilitat.

No existeix una metodologia estàndard d’implementació ràpida, cada cas és únic i tots els integrants han d’entendre de què es tracta, començant per l’implementador.