Implementación rápida del ERP

Tanto para los clientes como para nosotros los proveedores, el objetivo es para todos por igual.

Existen diferentes facilitadores entre los cuales podemos encontrar:

• Softwares con mejores prácticas incorporadas.
• Softwares preconfigurados por el fabricante.
• Herramientas y plantillas de implementación.
• Modelos de despliegue simples. SaaS, Hosting, etc.…

Observamos que todos ellos están centrados en el software, no por ello menos importantes, pero debemos centrarnos en otros factores:

• Las necesidades de los clientes.
• La experiencia del implementador.
• La buena definición del alcance.
• La metodología y el enfoque adoptados.

Los Clientes.

El cliente, y es de manual, debe proporcionar los recursos necesarios, el conocimiento y la experiencia del negocio. Pero muchos clientes carecen de orientación en respecto a cómo prepararse para una implementación rápida.

Si consideramos eu el implementador y el software están preparados, el mismo cliente debería proporcionar una lista de comprobación permitiendo a estos comenzar a ejecutarla conjuntamente.

El cliente como mínimo debería llevar a cabo las siguientes acciones:

1- Capacitación y entrenamiento.

Formarse y entrenarse todo lo necesario antes y despues de la llegada del implantador, lo que permite al mismo tiempo tener una comunicación efectiva y clara con el proveedor.

2 – Documentar los procesos de negocio existentes.

Ante la necesidad de educar al implementador sobre la situación empresarial actual, la colaboración cliente-proveedor debe ser efectiva. Una imagen vale más que mil palabras y acelera la transferencia de conocimientos.

El Implementador.

Podemos considerar a los implementadores rápidos un grupo de elite. Expertos en soluciones de negocio, funcionalmente y técnicamente correctas.

Con la capacidad de ayudar al cliente a tomar decisiones sobre el software, pero también sobre el negocio. Como mínimo debe entender como el software soporta todo el proceso de negocio, desde la prevenda, el pedido hasta su conversión en efectivo y no solo las funcionalidades que ofrece el software.

Toma de decisiones.

La rápida toma de decisiones es una capacidad necesaria y muchas veces ignorada.

Algunos métodos que pueden dar rapidez a la toma de decisiones son:

1 – Prototipos.

La creación de prototipos durante el proceso mismo de la venta permite definir los requisitos básicos y la validación de los resultados, así como eliminar opciones. Cuantas más preguntas podamos responder durante el ciclo de venta más rápida será la implementación. Por eso siempre definimos el proceso de evaluación y selección de software como paso previo y clave en la implementación.

2 – Dedicación.

El enfoque rápido de la implementación requiere de dedicación a tiempo casi completo de los diferentes responsables de negocio. Ellos son los principales responsables en la toma de decisiones y debe tener la facultad y la información para tomarlas.

3 – Alcance claramente definido.

Necesitamos tener una definición clara del ámbito, para eso necesitamos saber:

• Lo que está incluido en el alcance.
• Lo que está fuera del alcance.
• Quien está haciendo el que.

Es necesario e importante conocer el verdadero alcance y establecer las limitaciones y los supuestos.

Definición del alcance.

Como mínimo este debe contener las siguientes secciones:

1 – Características de la solución software escogida.

Definición del producto y sus restricciones. Ejemplo: Inclusión solo de las ventas del canal tienda.

2 – Características de la solución software no incluidas.

Funcionalidades fuera del alcance. Ejemplo: No incluye remesas confirming proveedores.

3 – Definir actividades de la implementación y sus responsables.

Una definición clara para que el equipo del proyecto se focalice y se centre en las que tienen un claro impacto en los objetivos del proyecto. Ejemplo: Implantación 31/12/2022

Filtrando lo que está fuera del proyecto.

Metodología.

Hay dos temas que suelen frenar la implementación: las personalizaciones y el cambio de los requisitos, incluso si estos son parametrizables.

Se pueden disminuir sus efectos:

1 – Pensar en la actualidad.

Implementar las funcionalidades que soporten la actividad que el cliente lleva en su día a día actual. Nuevas actividades conllevan otras necesidades pues no existe la experiencia i/o expectativas creadas.

2 – Pensar en la solución a los objetivos.

El proyecto debe centrarse en dos líneas de acción:

• Los requerimientos
• La solución

Según la recopilación tradicional de identificación de requisitos, desde el principio al final del proyecto. O según una implementación rápida en la cual la guía será la solución y será esta la que nos revelará los requerimientos y cuando resolverlos.

Resumen.

No todos los proyectos o clientes son aptos para una implementación rápida. Son los implementadores y proveedores los que después de una evaluación deben certificar su viabilidad.

No existe una metodología estándar de implementación rápida, cada caso es único y todos los integrantes deben entender de que se trata, empezando por el implementador.