Gestió de processos i tecnologies de la informació

Les empreses son tan eficients com ho son en la gestió de processos

La majoria ja s’ha adonat d’aquesta importància i es plantegen com millorar-los per a així evitar alguns dels problemes habituals: baix rendiment, poc enfocament al client, murs entre departaments, subprocesos inútils, manca d’una visió global del negoci, nínxols d’informació per falta de definició, dependència excessiva de persones per desconeixement, etc.

Què es un procés? On radica la importància de la relació amb les TIC’s?

Podem definir-ho com un conjunt d’activitats o tasques interrelacionades entre si, que a partir d’una o diverses entrades d’informació o productes, provoquen diferents tipus de sortides afegint-li valor.

En altres paraules, les maneres que es fan les coses en les empreses. Exemples de processos serien: la producció, el lliurament de béns i serveis, la gestió comercial, la definició i desenvolupament de l’estratègia corporativa, el desenvolupament d’un producte…

La incorporació de les TIC permet una redefinició que, mitjançant la gestió de processos, permet aconseguir quotes d’eficiència i eficàcia inimaginables no fa molt temps. Les empreses que siguin capaces de descobrir aquestes possibilitats i implantar-les correctament, aconseguiran amb seguretat avantatges competitius a causa d’una disminució de despeses i un augment de la flexibilitat enfront dels requeriments dels clientes.

Els processos de negoci han de ser correctament gestionats mitjançant la utilització dels sistemes de informació. Un exemple es l’ERP, una aplicació de gestió empresarial que integra el flux de la informació, aconseguint així millorar els processos de diferents àrees (Financera, producció, logística, comercial i recursos humans).

Els objectius principals dels sistemes de gestió empresarial son:

Optimització dels processos empresarials.
Accés a la informació de confiança, precisa i oportuna.
Compartició fàcil de la informació entre diferents components d’una organització.
Eliminació de dades i operacions innecessàries.
Reducció de temps i despeses dels processos.

En relació con els processos que ofereixen oportunitats de millora i en els quals existeix intercanvi d’informació, l’impacte de les noves tecnologies es molt important, a causa de la possibilitat de digitalització i por tant la seva automatització podent ser comunicat a costo 0 amb la utilització de les xarxes de dades internes i externes.

Es clar que els processos que es basen fonamentalment en l’intercanvi de béns físics, l’impacte serà molt de menor.

Exemples d’àrees en què la gestió de processos produeix canvis

Gestió de relacions amb els clients

Existeixen multitud d’oportunitats de millora actualment: consultes i presentació d’informació als clientes, automatització de les vendes, seguiment de les acciones de comunicació, personalització de missatges, elaboració d’ofertes personalitzades, etc.

Un exemple habitual es l’elaboració d’ofertes a partir d’uns certs paràmetres definits per el client. Una aplicació accessible des d’internet en la web de l’empresa en la qual existeixi un formulari en què el client mitjançant la seva identificació pugui elaborar-se els seus propis pressupostos ja que el sistema coneix les tarifes i descomptes que se li apliquen, poden arribar a l’acceptació i signatura digital d’aquest.

Els beneficis que s’aconsegueixen son:

Reducció de despeses, procés que es realitza a preu 0 enfront dels costos de si els hagués de executar algú de l’empresa i els seus possibles errors.
La possibilitat d’afegir més informació sobre el pressupost i que aquest sigui més transparent per al client podent analitzar la sensibilitat que tenen els diferents paràmetres definits.

Gestió de relaciones amb els proveïdors

La possibilitat d’enviament d’informació ràpidament a través de tota la cadena de valor permet conèixer en temps real la planificació de la producció dels proveïdores, consultant directament els seus sistemes d’informació per a una gestió conjunta d’estocs, conèixer l’estat de les comandes i millorar la gestió logística.

Com a exemple pràctic el procés de pagament i les seves oportunitats de millora.

Control d’Entrada i registre de recepcions
Incorporació de la tecnologia per a facilitar la recollida d’informació i la seva incorporació als nostres sistemes per a la seva validació.

Registre de factures
Introducció automàtica de les factures en el sistema, evitant processos de poc valor afegit, com la impressió, l’enviament i la seva recepció.

Autorització de pagament
Sistemes de workflow que permetran elaborar fluxos de treball amb la intervenció de diferents departaments i persones físicament distanciades.

Pagaments
Possibilitat d’intercanvi d’informació automatitzat entre proveïdor, client i entitat financera.

Millores

Al igual que en el procés de registre de factures l’intercanvi d’informació entre diferents sistemes a través d’internet ofereix una infinitat de possibilitats en l’automatització de tasques:

Millorar el rendiment del procés, minimitzant la utilització de paper, i per tant facilitar la gestió de la informació.
Millorar les comunicacions entre les diferents entitats que interaccionen amb el procés.
Integrar estratègia, processos, tecnologia i persones.

Com podem veure les possibilitats que ofereixen les TIC son molt importants, el problema radica en la seva implementació en la qual sempre hem de considerar els elements bàsics: estratègia, processos, tecnologia i persones sinó el projecte amb seguretat no aconseguira l’èxit esperat.

En projectes d’aquest tipus, s’ha de tenir en compte, la cultura de l’organització, fer un estudi i reenginyeria de processos per a poder explotar totes les seves possibilitats, analitzar les diferents soluciones tecnològiques i que tots aquests estiguin alineats amb l’estratègia corporativa.

 

 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
CONTACTO
small_c_popup.png

Contacta amb nosaltres

Necessites una demo?