Gestión de procesos y tecnologías de la información

Las empresas son tan eficientes como lo son en la gestión de procesos

La mayoría ya se ha percatado de dicha importancia y se plantean como mejorarlos para así evitar algunos de los problemas habituales: bajo rendimiento, poco enfoque al cliente, muros entre departamentos, subprocesos inútiles, carencia de una visión global del negocio, nichos de información por falta de definición, dependencia excesiva de personas por desconocimiento, etc.

¿Qué es un proceso? ¿Dónde radica la importancia de la relación con las TICs?

Podemos definirlo como un conjunto de actividades o tareas interrelacionadas entre sí, que a partir de una o varias entradas de información o productos, provocan diferentes tipos de salidas añadiéndole valor.

En otras palabras, las maneras que se hacen las cosas en las empresas. Ejemplos de procesos serian: la producción, la entrega de bienes y servicios, la gestión comercial, la definición y desarrollo de la estrategia corporativa, el desarrollo de un producto…

La incorporación de las TIC permite una redefinición que, mediante la gestión de procesos, permite alcanzar cuotas de eficiencia y eficacia inimaginables no hace mucho tiempo. Las empresas que sean capaces de descubrir estas posibilidades e implantarlas correctamente, conseguirán con seguridad ventajas competitivas debido a una disminución de costes y un aumento de la flexibilidad frente a los requerimientos de los clientes.

Los procesos de negocio deben estar correctamente gestionados mediante el uso de los sistemas de información. Un ejemplo es el ERP, una aplicación de gestión empresarial que integra el flujo de la información, consiguiendo así mejorar los procesos de diferentes áreas (Financiera, producción, logística, comercial y recursos humanos).

Los objetivos principales de los sistemas de gestión empresarial son:

Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a la información confiable, precisa y oportuna.
Compartición fácil de la información entre diferentes componentes de una organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
Reducción de tiempos y costes de los procesos.

En relación con los procesos que ofrecen oportunidades de mejora y en los que existe intercambio de información, el impacto de las nuevas tecnologías es muy importante, debido a la posibilidad de digitalización y por tanto su automatización pudiendo ser comunicado a coste 0 con el uso de las redes de datos internas y externas.

Es claro que los procesos que se basen fundamentalmente en el intercambio de bienes físicos, el impacto será mucho menor.

Ejemplos de áreas en que la gestión de procesos produce cambios

Gestión de relaciones con los clientes

Existen multitud de oportunidades de mejora actualmente: consultas y presentación de información a los clientes, automatización de las ventas, seguimiento de las acciones de comunicación, personalización de mensajes, elaboración de ofertas personalizadas, etc.

Un ejemplo habitual es la elaboración de ofertas a partir de ciertos parámetros definidos por el cliente. Una aplicación accesible desde internet en la web de la empresa en la que exista un formulario en que el cliente mediante su identificación pueda elaborarse sus propios presupuestos ya que el sistema conoce las tarifas y descuentos que se le aplican, pudiéndose llegar a aceptación y firma digital del mismo.

Los beneficios que se alcanzan son:

Reducción de costes, proceso que se realiza a coste 0 frente a los costes de si los tuviese que desarrollar alguien de la empresa y sus posibles errores.

La posibilidad de añadir más información sobre el presupuesto y que este sea más transparente para el cliente pudiendo analizar la sensibilidad que tienen los diferentes parámetros definidos.

Gestión de relaciones con los proveedores

La posibilidad de envío de información rápidamente a través de toda la cadena de valor permite conocer en tiempo real la planificación de la producción de los proveedores, consultando directamente sus sistemas de información para una gestión conjunta de stocks, conocer el estado de los pedidos y mejorar la gestión logística.

Como ejemplo práctico el proceso de pago y sus oportunidades de mejora.

Control de Entrada y registro de recepciones
Incorporación de la tecnología para facilitar la recogida de información y su incorporación a nuestros sistemas para su validación.

Registro de facturas
Introducción automática de las facturas en el sistema, evitando procesos de poco valor añadido, como la impresión, el envió y su recepción.

Autorización de pago
Sistemas de workflow que permitirán elaborar flujos de trabajo con la intervención de diferentes departamentos y personas físicamente distanciadas.

Pagos
Posibilidad de intercambio de información automatizado entre proveedor, cliente y entidad financiera.

Mejoras

Al igual que en el proceso de registro de facturas el intercambio de información entre diferentes sistemas a través de internet ofrece un sinfín de posibilidades en la automatización de tareas:

Mejorar el rendimiento del proceso, minimizar el uso de papel, y por tanto facilitar la gestión de la información.
Mejorar las comunicaciones entre las diferentes entidades que interaccionan con el proceso.
Ensamblar estrategia, procesos, tecnología y personas.

Como podemos ver las posibilidades que ofrecen las TIC son muy importantes, el problema radica en su implementación en la que siempre tenemos que considerar los elementos básicos: estrategia, procesos, tecnología y personas sino el proyecto con seguridad no alcanzara el éxito esperado.

En proyectos de este tipo, se ha de tener en cuenta, la cultura de la organización, hacer un estudio y reingeniería de procesos para poder explotar todas sus posibilidades, analizar las diferentes soluciones tecnológicas y que todos estos estén alineados con la estrategia corporativa.

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