Digitalizació de les empreses

Quan parlem de digitalització de les empreses se’ns obre un ampli espectre de possibilitats. Des d’adquirir noves tecnologies per a millorar i controlar processos, fins a invertir en noves metodologies per a optimitzar el treball diari.

Les necessitats principals d’una empresa que vol digitalitzar-se.

Per a començar, comencem pel més simple, preguntem-nos que volem digitalitzar. Fem un repàs de les activitats de l’empresa, dels factors que creiem que ens estan penalitzant el nostre cicle de venda, preguntem com volem controlar la gestió del nostre negoci.

Si ens fixem en les necessitats més comunes de les empreses (grans i petites) que volen digitalitzar-se, podrem detectar amb qual o quals d’aquestes necessitats ens identifiquem més.

• Reduir o eliminar tasques repetitives de les nostres àrees operatives, en altres paraules, automatitzar activitats per a anar més ràpid.
• Eliminar l’ús del paper i començar a utilitzar formularis digitals i processos automàtics de la gestió d’aquestes dades.
• Que el nostre productes o serveis es puguin vendre directament a través de diferents canals en internet.
• Analitzar les dades que el negoci genera i amb això detectar como podem innovar i competir més eficaçment.

Passos que seguir per a digitalitzar la teva empresa.

Una vegada identificades les nostres necessitats és moment de posar a la feina i aconseguir el nostre objectiu.

1. Identificar les eines tecnològiques que ens ajudessin a automatitzar i digitalitzar les nostres tasques.
2. Involucrar al nostre personal que serà afectat directa o indirectament.
3. Posar a prova les eines i mesurar els resultats.
4. Validar i activar oficialment la digitalització.
5. Comunicar l’èxit d’aquesta.

Mitjançant l’exemple d’un projecte podrem visualitzar millor aquestes etapes. Hem de parar esment a les necessitats esmentades i l’objectiu del projecte, que no servirà per a perquè puguem treure les nostres pròpies conclusions sobre com actuar en cadascun d’aquests passos.

Empresa.

Distribuïdora de productes.

Responsable digitalització.

Director Comercial.

Necessitat.

Digitalitzar la gestió i control de vendes amb l’objectiu d’augmentar els ingressos de la seva empresa de distribució.

Tasques per a digitalitzar.

• Creació de nous clients amb ell va enviar en temps real a l’equip de vendes. D’aquesta manera els venedors seran més reactius en atendre el nou client i es tancaran més vendes i més ràpidament.
• Obtenir els preus de venda a l’instant i comunicar immediatament al client.
• Controlar la pròpia gestió de vendes. Específicament la situació dels seus venedors i transports, optimitzant amb això els temps i l’atenció.
• Estudi de les dades de la geolocalització. El director vol una eina capaç d’analitzar les rutes de distribució dels seus venedors. I poder respondre a les preguntes: Estan visitant el major nombre de clients possibles en la zona geogràfica assignada? Estan explotant al màxim la venda en la seva zona?

En resum i creuant les necessitats inicials, sabem que vol del Director Comercial, en aquest cas, l’automatització d’un procés operatiu, l’eliminació de formularis de paper, així com l’anàlisi de dades per a millorar la ruta de distribució de vendes i transports.

Aplicació dels passos a seguir.

Selecció de les eines tecnològiques.

Podem optar per diversos escenaris diferents, depenent de la inversió que destinem, de les eines que ja disposem i del personal destinat entre altres.

1 – Elecció de diverses eines.

Un CRM per a portar la gestió de les relacions amb els clients fins a la facturació.

Un TMS per a portar la gestió del transport i poder analitzar les rutes.

2 – Elecció d’una sola eina.

Un ERP integrat amb les diferents eines específiques del sector.

Una eina de formularis i gestió de processos, integrada amb el seu ERP, permetent controlar i gestionar les diferents tasques. Enviament d’informació, geolocalització i anàlisi de vendes.

En el cas que ens comporta i coneguts els objectius, perquè invertir en grans o diferents eines si amb l’eina de formularis els podem aconseguir, aportant-nos a més el registre d’altres tasques. Per exemple, inspecció i control d’hores treballades.

Invitació als implicats a conèixer el projecte.

Encara que jo optaria per involucrar als implicats finals ja des d’un principi en l’elecció de les eines, és veritat que en la realitat moltes vegades no es donen aquestes circumstàncies o els paràmetres a considerar poden alterar els objectius inicials.

Així doncs, serà important que el Director Comercial es reuneixi amb els seus venedors per a presentar-los el projecte. Els podrà parlar de les funcionalitats i detallar-los com serà el procés d’implantació. Havent de compartir el seu interès per millorar i controlar la gestió de vendes de l’empresa i els seus objectius.

En el cas d’aquest projecte els punts clau són la immediatesa i la geolocalització. Es podran accelerar les vendes, fer rutes de distribució més efectives, per no afegir informes de vendes en minuts.

Prova de les eines tecnològiques i mesurament de resultats.

Hi ha proveïdors que permeten proves de les seves eines, considerant-se aquesta la millor opció si s’inclou l’accés a totes les seves funcionalitats necessàries. Si aquest no és el cas s’hauria de negociar amb el proveïdor la solució.

Si el projecte no ho permet, sol·licitar al proveïdor, demostracions o entorns de prova en els quals es puguin veure les funcionalitats que es necessiten.

Activant la digitalització.

Si el Director està conforme amb els resultats de la prova es pot posar en marxa el projecte. En alguns casos el projecte ha de ser escalat i validat per altres persones, havent-se d’en aquest cas preparar els beneficis clau d’aquest canvi abans de poder presentar-l’hi.

Comunicació dels èxits.

Entenent que la comunicació és bàsica en tot el projecte, des de la seva anàlisi inicial fins a la seva posada en marxa.

És una bona estratègia publicar en els mitjans que l’empresa disposi, des d’un email, fins a un *Newsletter, des d’una web interna fins a les xarxes socials el projecte. Comunicant les millores i beneficis d’aquest, enfortint d’aquesta manera l’empresa o la marca i la fidelització dels teus clients.

Anotacions finals.

Podem doncs veure que qualsevol tasca o procés pot digitalitzar-se. Que l’ús de la tecnologia ens ajudés a millorar la gestió de la nostra empresa. I en el millor dels casos transformar-la i adaptar-la als temps que estem vivint.

Altres beneficis que podríem destacar de la digitalització.

• Augment de la productivitat dels processos.
• Major reactivitat de cara clients, proveïdors i socis.
• Centralització i accés total a la informació, eliminació de nínxols d’informació.
• Rapidesa i facilitat en les implementacions.