Cuando hablamos de digitalización de las empresas se nos abre un amplio espectro de posibilidades. Desde adquirir nuevas tecnologías para mejorar y controlar procesos, hasta invertir en nuevas metodologías para optimizar el trabajo diario.

Las necesidades principales de una empresa que quiere digitalizarse.

Para comenzar, comencemos por lo más simple, preguntémonos que queremos digitalizar. Hagamos un repaso de las actividades de la empresa, de los factores que creemos que nos están penalizando nuestro ciclo de venta, preguntemos como queremos controlar la gestión de nuestro negocio.

Si nos fijamos en las necesidades más comunes de las empresas (grandes y pequeñas) que quieren digitalizarse, podremos detectar con cual o cuales de esas necesidades nos identificamos más.

  • Reducir o eliminar tareas repetitivas de nuestras áreas operativas, en otras palabras, automatizar actividades para ir más rápido.
  • Eliminar el uso del papel y comenzar a utilizar formularios digitales y procesos automáticos de la gestión de esos datos.
  • Que nuestro productos o servicios se puedan vender directamente a través de diferentes canales en internet.
  • Analizar los datos que el negocio genera y con ello detectar somo podemos innovar y competir más eficazmente.

Pasos que seguir para digitalizar tu empresa.

Una vez identificadas nuestras necesidades es momento de poner manos a la obra y conseguir nuestro objetivo.

  1. Identificar las herramientas tecnológicas que nos ayudaran a automatizar y digitalizar nuestras tareas.
  2. Involucrar a nuestro personal que será afectado directa o indirectamente.
  3. Poner a prueba las herramientas y medir los resultados.
  4. Validar y activar oficialmente la digitalización.
  5. Comunicar el éxito de esta.

Mediante el ejemplo de un proyecto podremos visualizar mejor estas etapas. Debemos prestar atención a las necesidades mencionadas y el objetivo del proyecto, que no servirá para para que podamos sacar nuestras propias conclusiones sobre cómo actuar en cada uno de estos pasos.

Empresa.

Distribuidora de productos.

Responsable digitalización.

Director Comercial.

Necesidad.

Digitalizar la gestión y control de ventas con el objetivo de aumentar los ingresos de su empresa de distribución.

Tareas para digitalizar.

  • Creación de nuevos clientes con él envió en tiempo real al equipo de ventas. De esta forma los vendedores serán más reactivos al atender al nuevo cliente y se cerrarán más ventas y más rápidamente.
  • Obtener los precios de venta al instante y comunicar inmediatamente al cliente.
  • Controlar la propia gestión de ventas. Específicamente la situación de sus vendedores y transportes, optimizando con ello los tiempos y la atención.
  • Estudio de los datos de la geolocalización. El director quiere una herramienta capaz de analizar las rutas de distribución de sus vendedores. Y poder responder a las preguntas: ¿Están visitando el mayor número de clientes posibles en la zona geográfica asignada? ¿Están explotando al máximo la venta en su zona?

En resumen y cruzando las necesidades iniciales, sabemos que quiere del Director Comercial, en este caso, la automatización de un proceso operativo, la eliminación de formularios de papel, así como el análisis de datos para mejorar la ruta de distribución de ventas y transportes.

Aplicación de los pasos a seguir.

Selección de las herramientas tecnológicas.

Podemos optar por varios escenarios distintos, dependiendo de la inversión que destinemos, de las herramientas que ya dispongamos y del personal destinado entre otros.

1 – Elección de varias herramientas.

Un CRM para llevar la gestión de las relaciones con los clientes hasta la facturación.

Un TMS para llevar la gestión del transporte y poder analizar las rutas.

2 – Elección de una sola herramienta.

Un ERP integrado con las diferentes herramientas específicas del sector.

Una herramienta de formularios y gestión de procesos, integrada con su ERP, permitiendo controlar y gestionar las diferentes tareas. Envío de información, geolocalización y análisis de ventas.

En el caso que nos conlleva y conocidos los objetivos, porque invertir en grandes o diferentes herramientas si con la herramienta de formularios los podemos alcanzar, aportándonos además el registro de otras tareas. Por ejemplo, inspección y control de horas trabajadas.

Invitación a los implicados a conocer el proyecto.

Aunque yo optaría por involucrar a los implicados finales ya desde un principio en la elección de las herramientas, es verdad que en la realidad muchas veces no se dan estas circunstancias o los parámetros a considerar pueden alterar los objetivos iniciales.

Así pues, será importante que el Director Comercial se reúna con sus vendedores para presentarles el proyecto. Les podrá hablar de las funcionalidades y detallarles cómo será el proceso de implantación. Debiendo compartir su interés por mejorar y controlar la gestión de ventas de la empresa y sus objetivos.

En el caso de este proyecto los puntos clave son la inmediatez y la geolocalización. Se podrán acelerar las ventas, hacer rutas de distribución más efectivas, por no añadir informes de ventas en minutos.

Prueba de las herramientas tecnológicas y medición de resultados.

Hay proveedores que permiten pruebas de sus herramientas, considerándose esta la mejor opción si se incluye el acceso a todas sus funcionalidades necesarias. Si este no es el caso se debería negociar con el proveedor la solución.

Si el proyecto no lo permite, solicitar al proveedor, demostraciones o entornos de prueba en los que se puedan ver las funcionalidades que se necesitan.

Activando la digitalización.

Si el Director está conforme con los resultados de la prueba se puede poner en marcha el proyecto. En algunos casos el proyecto debe ser escalado y validado por otras personas, debiéndose en este caso preparar los beneficios clave de este cambio antes de poder presentárselo.

Comunicación de los éxitos.

Entendiendo que la comunicación es básica en todo el proyecto, desde su análisis inicial hasta su puesta en marcha.

Es una buena estrategia publicar en los medios que la empresa disponga, desde un email, hasta un Newsletter, desde una web interna hasta las redes sociales el proyecto. Comunicando las mejoras y beneficios de este, fortaleciendo de esta manera la empresa o la marca y la fidelización de tus clientes.

Apuntes finales.

Podemos pues ver que cualquier tarea o proceso puede digitalizarse. Que el uso de la tecnología nos ayudara a mejorar la gestión de nuestra empresa. Y en el mejor de los casos transformarla y adaptarla a los tiempos que estamos viviendo.

Otros beneficios que podríamos destacar de la digitalización.

  • Aumento de la productividad de los procesos.
  • Mayor reactividad de cara clientes, proveedores y socios.
  • Centralización y acceso total a la información, eliminación de nichos de información.
  • Rapidez y facilidad en las implementaciones.