Digitalitzar la gestió d’ordres de treball
Com estalviar temps i millorar la qualitat del servei constantment. Aquesta és una pregunta que sol perseguir a totes les empreses de serveis.
La digitalització ens permet respondre a aquesta pregunta. Tot comença a transformar la gestió d’ordres de treball.
La funció d’una ordre de treball permet controlar i programar els treballs. És el centre de la gestió de manteniment, instal·lació i/o reparació.
- Per al client és l’aval del servei que se li presta.
- Per al responsable és l’eina que permet controlar i programar els treballs.
- Per al tècnic és l’assignació del servei a realitzar i la base per a crear més tard un informe del servei.
Fins aquí no trobem res nou, tant si és una empresa de manteniment industrial o elèctric, o si l’empresa és de serveis de neteja, de construcció, tallers mecànics o serveis tècnics. El que si resulta curiós és que avui dia fes segueixen basant la seva gestió en ordres de treball en paper assignant, aprovant i revisant ordres de treball manualment.
- Quant temps es perd redactant informes?
- Quantes vegades no executem una intervenció a l’espera de la seva aprovació?
- Són exactes els nostres inventaris?
- Com controlem les hores treballades?
La digitalització ens aporta precisió, seguretat i control. Sense tenir en compte que aquesta millora interna impacta positivament en el client. El servei rebut serà més ràpid, professional i transparent.
Gestió ordres de treball: Amb paper vs digital
Si prenem com a exemple les ordres de treball de manteniment d’una empresa, podrem veure clarament quins beneficis porta transformar el mètode de treball.
|
Empresa no digitalitzada |
Empresa digitalitzada |
|
Dia 1 – 8:30 |
Dia 1 – 8:30 |
|
1 – El cap de manteniment rep trucada telefònica del cap de planta, aquest demana revisar una màquina que sembla no està funcionant bé. |
1 – El cap de planta obre la seva app de control d’ordres de treball, obre una ordre indicant la sol·licitud i la transfereix el cap de manteniment. |
|
2 – El cap de manteniment demana a un dels seus tècnics que quan pugui vagi al lloc a avaluar l’estat de la màquina. |
2 – El cap de manteniment rep notificació de l’aplicació, la revisa, afegeix mes dades i l’assigna a un tècnic. Per a assignar el tècnic revisa l’agenda dels seus tècnics en la mateixa app i li assigna el disponible. |
|
Dia 2 |
Dia 1 – 10:00 |
|
1 – El tècnic es desplaça al lloc i pren notes en un paper sobre l’estat de la maquina i de la possible solució. Pren fotos amb una càmera. En efecte la maquina presenta fallades i ha de ser reparada aviat. 2 – El tècnic torna al seu lloc de treball per a realitzar un informe en Excel que envia al cap de manteniment. Haurà d’esperar la seva aprovació per a avançar. |
El tècnic rep l’ordre en la seva aplicació mòbil i es dirigeix immediatament a avaluar la màquina. Completa l’ordre de treball digital, agafa fotos amb l’app, envia report automatitzat al cap de manteniment perquè aprovi la reparació.
|
|
Dia 3 |
Dia 1 – 10:30 |
|
1 – El cap de manteniment revisa entre tots els seus correus i veu l’informe. El revisa i dona el ok al tècnic per a la reparació al més aviat possible. |
1 – El cap de manteniment rep la notificació via app, obre la notificació i l’aprova amb un sol clic. Enviant-la de nou al tècnic perquè es procedeixi a la reparació. |
|
Dia 4 |
Dia 1 – 10:40 |
|
1 – Finalment, el tècnic repara la màquina. Per a deixar registre omple l’ordre de treball a mà i anota tots els materials usats. Demana la signatura de conformitat al cap de planta. |
1 – El tècnic ja pot fer la reparació. Arregla la maquina i acaba per contemplar la mateixa ordre de treball digital. Indica els detalls del manteniment, fotos, i el detall dels materials usats, demana la signatura digital al cap de planta. |
|
Dia 4 – final del dia |
Dia 1 – 12:30 |
|
1 – El tècnic torna a l’oficina fa un nou informe en Excel. També fa un altre informe afegint els materials usats per a donar-l’hi al magatzem. |
1 – Acabat el treball, el tècnic envia automàticament l’informe de l’ordre de treball al seu cap amb la signatura digital de conformitat del cap de planta. |
|
Dia 5 |
Dia 1 – 02:00 |
|
1 – El tècnic ha d’esperar que el cap de manteniment doni el vistiplau a la intervenció per a saber si dona per tancat el servei. |
1 – El cap de manteniment rep a l’instant una notificació en la seva app. Immediatament aprova o no el servei. Es dona per tancada l’ordre. |
Resum
|
En 5 dies |
En 1 dies |
|
Un treball llarg, repetitiu i tediós. Es genera un arxiu gran de formularis i informes en paper. No serà fàcil fer l’anàlisi. |
Un treball fluid, automatitzat i ràpid. El millor és que amb una aplicació de gestió d’ordres de treball es pot accedir a la informació recol·lectada en qualsevol moment. Podent-se integrar amb altres sistemes de l’empresa (CRM, ERP, etc..) |
Beneficis de la digitalització
Les empreses tenen una gran oportunitat de créixer, estalviar temps i diners amb la digitalització. Només amb implementar una eina digital les principals característiques de la qual serien la mobilitat i la personalització. Parlem de les aplicacions d’ordres de treball.
Existeixen diferents solucions que poden cobrir aquesta necessitat, són els softwares ERP o els GMAO. Uns de més difícil implementació, permetent-nos digitalitzar altres activitats, i altres de fàcil implementació, personalització i costos més assequibles.
Triem la que millor s’adapti a les nostres necessitats, però és el moment de gaudir de la digitalització, és el moment de millorar el control de les nostres activitats i donar un millor servei als nostres clients.
