Digitalizar la gestión de ordenes de trabajo

Como ahorrar tiempo y mejorar la calidad del servicio constantemente. Esta es una pregunta que suele perseguir a todas las empresas de servicios.

La digitalización nos permite responder a esta pregunta. Todo comienza en transformar la gestión de ordenes de trabajo.

La función de una orden de trabajo permite controlar y programar los trabajos. Es el centro de la gestión de mantenimiento, instalación y/o reparación.

  • Para el cliente es el aval del servicio que se le presta.
  • Para el responsable es la herramienta que permite controlar y programar los trabajos.
  • Para el técnico es la asignación del servicio a realizar y la base para crear más tarde un informe del servicio.

Hasta aquí no encontramos nada nuevo, tanto si es una empresa de mantenimiento industrial o eléctrico, o si la empresa es de servicios de limpieza, de construcción, talleres mecánicos o servicios técnicos. Lo que si resulta curioso es que hoy en día aun basen su gestión en ordenes de trabajo en papel asignando, aprobando y revisando ordenes de trabajo manualmente.

  • ¿Cuánto tiempo se pierde redactando informes?
  • ¿Cuántas veces no ejecutamos una intervención a la espera de su aprobación?
  • ¿Son exactos nuestros inventarios?
  • ¿Como controlamos las horas trabajadas?

La digitalización nos aporta precisión, seguridad y control. Sin tener en cuenta que esta mejora interna impacta positivamente en el cliente. El servicio recibido será más rápido, profesional y transparente.

Gestión ordenes de trabajo: Con papel vs digital

Si tomamos como ejemplo las ordenes de trabajo de mantenimiento de una empresa, podremos ver claramente que beneficios trae transformar el método de trabajo.

Empresa no digitalizada

Empresa digitalizada

Dia 1 – 8:30

Dia 1 – 8:30

1 – El jefe de mantenimiento recibe llamada telefónica del jefe de planta, este pide revisar una máquina que el parecer no está funcionando bien.

1 – El jefe de planta abre su app de control de ordenes de trabajo, abre una orden indicando la solicitud y la transfiere el jefe de mantenimiento.

2 – El jefe de mantenimiento pide a uno de sus técnicos que cuando pueda vaya al sitio a evaluar el estado de la máquina.

2 – El jefe de mantenimiento recibe notificación de la aplicación, la revisa, añade mas datos y la asigna a un técnico.

Para asignar el técnico revisa la agenda de sus técnicos en la misma app y le asigna el disponible.

Dia 2

Dia 1 – 10:00

1 – El técnico se desplaza al sitio y toma notas en un papel sobre el estado de la maquina y de la posible solución. Toma fotos con una cámara. En efecto la maquina presenta fallos y tiene que ser reparada pronto.

2 – El técnico regresa a su puesto de trabajo para realizar un informe en Excel que enviara al jefe de mantenimiento. Deberá esperar su aprobación para avanzar.

El técnico recibe la orden en su aplicación móvil y se dirige inmediatamente a evaluar la máquina.

Completa la orden de trabajo digital, toma fotos con la app, envía reporte automatizado al jefe de mantenimiento para que apruebe la reparación.

 

Dia 3

Dia 1 – 10:30

1 – El jefe de mantenimiento revisa entre todos sus correos y ve el informe. Lo revisa y da el ok al técnico para la reparación lo antes posible.

El jefe de mantenimiento recibe la notificación vía app, abre la notificación y la aprueba con un solo clic. Enviándola de nuevo al técnico para que se proceda a la reparación.

Dia 4

Dia 1 – 10:40

1 – Finalmente, el técnico repara la máquina. Para dejar registro llena la orden de trabajo a mano y anota todos los materiales usados. Pide la firma de conformidad al jefe de planta.

1 – El técnico ya puede hacer la reparación.

Arregla la maquina y termina por contemplar la misma orden de trabajo digital. Indica los detalles del mantenimiento, fotos, y el detalle de los materiales usados, pide la firma digital al jefe de planta.

Dia 4 – final del dia

Dia 1 – 12:30

1 – El técnico vuelve a la oficina hace un nuevo informe en Excel Hace otro informe añadiendo los materiales usados para dárselo al almacén.

1 – Terminado el trabajo, el técnico envia automáticamente el reporte de la orden de trabajo a su jefe con la firma digital de conformidad del jefe de planta.

Dia 5

Dia 1 – 02:00

1 – El técnico debe esperar que el jefe de mantenimiento de el visto bueno a la intervención para saber si da por cerrado el servicio.

1 – El jefe de mantenimiento recibe al instante una notificación en su app. Inmediatamente aprueba o no el servició. Se da por cerrada la orden.

Resumen

En 5 dias

En 1 dia

Un trabajo largo, repetitivo y tedioso.

Se genera un archivo grande de formularios y informes en papel.

No será fácil hacer el análisis.

Un trabajo fluido, automatizado y rápido.

Lo mejor es que con una apliación de gestión de ordenes de trabajo se puede acceder a la información recolectada en cualquier momento. Pudiéndose integrar con otros sistemas de la empresa (CRM, ERP, etc..)

Beneficios de la digitalización

Las empresas tienen una gran oportunidad de crecer, ahorrar tiempo y dinero con la digitalización. Solo con implementar una herramienta digital cuyas principales características serian la movilidad y la personalización. Hablamos de las aplicaciones de ordenes de trabajo.

Existen diferentes soluciones que pueden cubrir esta necesidad, son los softwares ERP o los GMAO. Unos de más difícil implementación, permitiéndonos digitalizar otras actividades, y otros de fácil implementación, personalización y costes más asequibles.

Elijamos la que mejor se adapte a nuestras necesidades, pero es el momento de disfrutar de la digitalización, es el momento de mejorar el control de nuestras actividades y dar un mejor servicio a nuestros clientes.

 

 

 

 

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