Digitalizar la gestión de ordenes de trabajo
Como ahorrar tiempo y mejorar la calidad del servicio constantemente. Esta es una pregunta que suele perseguir a todas las empresas de servicios.
La digitalización nos permite responder a esta pregunta. Todo comienza en transformar la gestión de ordenes de trabajo.
La función de una orden de trabajo permite controlar y programar los trabajos. Es el centro de la gestión de mantenimiento, instalación y/o reparación.
- Para el cliente es el aval del servicio que se le presta.
- Para el responsable es la herramienta que permite controlar y programar los trabajos.
- Para el técnico es la asignación del servicio a realizar y la base para crear más tarde un informe del servicio.
Hasta aquí no encontramos nada nuevo, tanto si es una empresa de mantenimiento industrial o eléctrico, o si la empresa es de servicios de limpieza, de construcción, talleres mecánicos o servicios técnicos. Lo que si resulta curioso es que hoy en día aun basen su gestión en ordenes de trabajo en papel asignando, aprobando y revisando ordenes de trabajo manualmente.
- ¿Cuánto tiempo se pierde redactando informes?
- ¿Cuántas veces no ejecutamos una intervención a la espera de su aprobación?
- ¿Son exactos nuestros inventarios?
- ¿Como controlamos las horas trabajadas?
La digitalización nos aporta precisión, seguridad y control. Sin tener en cuenta que esta mejora interna impacta positivamente en el cliente. El servicio recibido será más rápido, profesional y transparente.
Gestión ordenes de trabajo: Con papel vs digital
Si tomamos como ejemplo las ordenes de trabajo de mantenimiento de una empresa, podremos ver claramente que beneficios trae transformar el método de trabajo.
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Empresa no digitalizada |
Empresa digitalizada |
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Dia 1 – 8:30 |
Dia 1 – 8:30 |
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1 – El jefe de mantenimiento recibe llamada telefónica del jefe de planta, este pide revisar una máquina que el parecer no está funcionando bien. |
1 – El jefe de planta abre su app de control de ordenes de trabajo, abre una orden indicando la solicitud y la transfiere el jefe de mantenimiento. |
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2 – El jefe de mantenimiento pide a uno de sus técnicos que cuando pueda vaya al sitio a evaluar el estado de la máquina. |
2 – El jefe de mantenimiento recibe notificación de la aplicación, la revisa, añade mas datos y la asigna a un técnico. Para asignar el técnico revisa la agenda de sus técnicos en la misma app y le asigna el disponible. |
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Dia 2 |
Dia 1 – 10:00 |
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1 – El técnico se desplaza al sitio y toma notas en un papel sobre el estado de la maquina y de la posible solución. Toma fotos con una cámara. En efecto la maquina presenta fallos y tiene que ser reparada pronto. 2 – El técnico regresa a su puesto de trabajo para realizar un informe en Excel que enviara al jefe de mantenimiento. Deberá esperar su aprobación para avanzar. |
El técnico recibe la orden en su aplicación móvil y se dirige inmediatamente a evaluar la máquina. Completa la orden de trabajo digital, toma fotos con la app, envía reporte automatizado al jefe de mantenimiento para que apruebe la reparación.
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Dia 3 |
Dia 1 – 10:30 |
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1 – El jefe de mantenimiento revisa entre todos sus correos y ve el informe. Lo revisa y da el ok al técnico para la reparación lo antes posible. |
El jefe de mantenimiento recibe la notificación vía app, abre la notificación y la aprueba con un solo clic. Enviándola de nuevo al técnico para que se proceda a la reparación. |
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Dia 4 |
Dia 1 – 10:40 |
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1 – Finalmente, el técnico repara la máquina. Para dejar registro llena la orden de trabajo a mano y anota todos los materiales usados. Pide la firma de conformidad al jefe de planta. |
1 – El técnico ya puede hacer la reparación. Arregla la maquina y termina por contemplar la misma orden de trabajo digital. Indica los detalles del mantenimiento, fotos, y el detalle de los materiales usados, pide la firma digital al jefe de planta. |
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Dia 4 – final del dia |
Dia 1 – 12:30 |
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1 – El técnico vuelve a la oficina hace un nuevo informe en Excel Hace otro informe añadiendo los materiales usados para dárselo al almacén. |
1 – Terminado el trabajo, el técnico envia automáticamente el reporte de la orden de trabajo a su jefe con la firma digital de conformidad del jefe de planta. |
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Dia 5 |
Dia 1 – 02:00 |
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1 – El técnico debe esperar que el jefe de mantenimiento de el visto bueno a la intervención para saber si da por cerrado el servicio. |
1 – El jefe de mantenimiento recibe al instante una notificación en su app. Inmediatamente aprueba o no el servició. Se da por cerrada la orden. |
Resumen
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En 5 dias |
En 1 dia |
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Un trabajo largo, repetitivo y tedioso. Se genera un archivo grande de formularios y informes en papel. No será fácil hacer el análisis. |
Un trabajo fluido, automatizado y rápido. Lo mejor es que con una apliación de gestión de ordenes de trabajo se puede acceder a la información recolectada en cualquier momento. Pudiéndose integrar con otros sistemas de la empresa (CRM, ERP, etc..) |
Beneficios de la digitalización
Las empresas tienen una gran oportunidad de crecer, ahorrar tiempo y dinero con la digitalización. Solo con implementar una herramienta digital cuyas principales características serian la movilidad y la personalización. Hablamos de las aplicaciones de ordenes de trabajo.
Existen diferentes soluciones que pueden cubrir esta necesidad, son los softwares ERP o los GMAO. Unos de más difícil implementación, permitiéndonos digitalizar otras actividades, y otros de fácil implementación, personalización y costes más asequibles.
Elijamos la que mejor se adapte a nuestras necesidades, pero es el momento de disfrutar de la digitalización, es el momento de mejorar el control de nuestras actividades y dar un mejor servicio a nuestros clientes.
