Com fer la transició de processos manuals a automatitzats

Fer la transició de processos manuals a automatitzats ha de ser una tasca estimulant per a qualsevol negoci.

Les oportunitats disponibles avui dia són enormes, la qual cosa també pot fer que el canvi, ja per ser canvi, sigui una mica intimidatori. Però no té per què ser-ho! Tot està, com sempre que parlem de processos, en la planificació.

Adoptar una tecnologia per a automatitzar els nostres processos és més que simplement endollar i usar. S’eliminen tasques costoses i que consumeixen molt temps, per la qual cosa es necessita cura i planificació en l’enfocament i implementació per a així aconseguir els resultats esperats, o millor dit els millors resultats. Com es diu, Roma no es va construir en un dia i tampoc el farà la nostra automatització.

Definim 4 fases en la planificació que ajudessin i faciliten la transició de processos manuals a automatitzats.

1 – Identificació dels Processos Manuals

Abans de poder començar a automatitzar, necessitem una llista de quins són aquests processos. Així que la primera fase és identificar els processos manuals dins del nostre negoci. Aquí hem de donar-li un cop d’ull detingut a com s’opera en el dia a dia. Sovint, quan observem detingudament el que fem i per què ho fem, la resposta és «perquè així és com sempre s’ha fet» o fins i tot pitjor, «realment no estem segurs de per què».

Preguntes a fer durant la Fase d’Identificació:

• Quin és el procés?
• Què aconsegueix aquest procés?
• Qui estan involucrats en el procés?
• Quins són els resultats d’aquest procés?
• Quines decisions es prenen durant el procés?
• Amb qui es comparteix la informació i amb quina freqüència?

2 – Avaluació de la Necessitat d’Automatitzar

Si bé sabem que hi ha beneficis en l’automatització, hi ha situacions en les quals els guanys no compensen el cost o l’esforç necessari. Durant la fase d’avaluació, revisarem la nostra llista de processos manuals i avaluarem els pros i els contres d’automatitzar-ho. En aquesta fase determinarem els beneficis que obtindrem de qualsevol tipus, des de materials fins a personals, així com els problemes que poden sorgir si afrontem la transició.

Preguntes a fer durant la Fase d’Avaluació:

• Quin és l’objectiu per a la seva automatització?
• Quin és el benefici d’automatitzar el procés?
• Quin problema anticipem resoldre amb l’automatització?
• Quin és l’impacte d’aquest procés?
• Necessitem aquest procés?
• Quants recursos es necessiten per al procés i quant temps els porta completar-lo?

3 – Priorització dels Processos a Automatitzar

Ara posem una mica d’ordre en aquesta llista. Recordem, que no es tracta de descobrir grans teories. Recordem que no és el mateix automatitzar que automatic. Donem una mirada tranquil·la i determinem què té sentit automatitzar ara, què s’abordarà més endavant, que no s’abordarà i el perquè. En la part superior de la nostra llista haurien d’aparèixer els processos que presenten més risc o puguin implicar grans pèrdues. Després, darrere haurien d’estar aquells que utilitzen més recursos. Aquests són on el benefici es veurà més fàcilment i tindrem segur un augment ràpid de la nostra eficiència.

Preguntes a fer durant la Fase de Priorització:

• Quins processos depenen de documents en paper?
• Quins processos són propensos a errors humans?
• Quins processos presenten més risc per al meu negoci?
• Quins processos porten més temps a executar-se?
• Quins processos consumeixen més recursos?
• Quins processos utilitzen lliuraments manuals?

4 – Començar amb l’Automatització

Aquí és on comença la diversió de veritat! Tenim un inventari dels nostres processos manuals. Hem avaluat cadascun pel seu potencial d’automatització. Tots els processos estan identificats i van ser prioritzats per a la seva implementació. Ara ja podem automatitzar! No obstant això, no simplement automatitzem el procés. Usem aquesta fase per a automatitzar però també per a innovar en la forma en què operem. Només perquè hàgim fet alguna cosa de la mateixa manera durant anys, no significa que hàgim de continuar fent-ho igual.

Preguntes a fer durant la Fase d’Automatització:

• Es pot simplificar el procés?
• Són necessaris tots els passos en el procés?
• Necessitem automatitzar tot el procés?
• Hi ha una millor manera d’executar aquest procés amb el mateix resultat?

L’automatització és un procés iteratiu. A mesura que comencem a obtenir els beneficis de l’automatització, voldrem donar de nou un altre cop d’ull a la recerca de noves oportunitats d’innovació i eficiència. No hi ha un procés perfecte. Sempre hi ha espai per a la millora contínua.

Amb un enfocament metòdic i l’anàlisi correcta, l’automatització pot ser el que necessitem per a donar una mirada fresca a la forma en què operem. La tecnologia la tenim, i aquesta facilita l’esforç necessari per a fer el treball.

Acceptem el canvi i divertim-nos una mica amb ell!