Cómo hacer la transición de procesos manuales a automatizados

Hacer la transición de procesos manuales a automatizados tiene que ser una tarea estimulante para cualquier negocio.

Las oportunidades disponibles hoy en día son enormes, lo que también puede hacer que el cambio, ya por ser cambio, sea un poco intimidatorio. ¡Pero no tiene por qué serlo! Todo está, como siempre que hablamos de procesos, en la planificación.

Adoptar una tecnología para automatizar nuestros procesos es más que simplemente enchufar y usar. Se eliminan tareas costosas y que consumen mucho tiempo, por lo que se necesita cuidado y planificación en el enfoque e implementación para así lograr los resultados esperados, o mejor dicho los mejores resultados. Como se dice, Roma no se construyó en un día y tampoco lo hará nuestra automatización.

Definimos 4 fases en la planificación que ayudaran y facilitan la transición de procesos manuales a automatizados.

1 – Identificación de los Procesos Manuales

Antes de poder empezar a automatizar, necesitamos una lista de cuáles son esos procesos. Así que la primera fase es identificar los procesos manuales dentro de nuestro negocio. Aquí debemos echarle un vistazo detenido a cómo opera en el día a día. A menudo, cuando observamos detenidamente lo que hacemos y por qué lo hacemos, la respuesta es «porque así es como siempre se ha hecho» o incluso peor, «realmente no estamos seguros de por qué».

Preguntas a hacer durante la Fase de Identificación:

• ¿Cuál es el proceso?
• ¿Qué logra este proceso?
• ¿Quiénes están involucrados en el proceso?
• ¿Cuáles son los resultados de este proceso?
• ¿Qué decisiones se toman durante el proceso?
• ¿Con quién se comparte la información y con qué frecuencia?

2 – Evaluación de la Necesidad de Automatizar

Si bien sabemos que hay beneficios en la automatización, hay situaciones en las que las ganancias no compensan el coste o el esfuerzo necesario. Durante la fase de evaluación, revisaremos nuestra lista de procesos manuales y evaluaremos los pros y los contras de automatizarlo. En esta fase determinaremos los beneficios que obtendremos de cualquier tipo, desde materiales hasta personales, así como los problemas que pueden surgir si afrontamos la transición.

Preguntas a hacer durante la Fase de Evaluación:

• ¿Cuál es el objetivo para su automatización?
• ¿Cuál es el beneficio de automatizar el proceso?
• ¿Qué problema anticipamos resolver con la automatización?
• ¿Cuál es el impacto de este proceso?
• ¿Necesitamos este proceso?
• ¿Cuántos recursos se necesitan para el proceso y cuánto tiempo les lleva completarlo?

3 – Priorización de los Procesos a Automatizar

Ahora pongamos un poco de orden en esa lista. Recordemos, que no se trata de descubrir grandes teorías. Recordemos que no es lo mismo automatizar que automatico. Echémonos una mirada tranquila y determinemos qué tiene sentido automatizar ahora, qué se abordará más adelante, lo que no se abordará y el porqué. En la parte superior de nuestra lista deberían aparecer los procesos que presentan más riesgo o puedan acarrear grandes pérdidas. Luego, detrás deberían estar aquellos que utilizan más recursos. Estos son donde el benefició se verá más fácilmente y tendremos seguro un aumento rápido de nuestra eficiencia.

Preguntas a hacer durante la Fase de Priorización:

• ¿Qué procesos dependen de documentos en papel?
• ¿Qué procesos son propensos a errores humanos?
• ¿Qué procesos presentan más riesgo para mi negocio?
• ¿Qué procesos llevan más tiempo en ejecutarse?
• ¿Qué procesos consumen más recursos?
• ¿Qué procesos utilizan entregas manuales?

4 – Comenzar con la Automatización

¡Aquí es donde comienza la diversión de verdad! Tenemos un inventario de nuestros procesos manuales. Hemos evaluado cada uno por su potencial de automatización. Todos los procesos están identificados y fueron priorizados para su implementación. ¡Ahora ya podemos automatizar! Sin embargo, no simplemente automaticemos el proceso. Usemos este fase para automatizar pero también para innovar en la forma en que operamos. Solo porque hayamos hecho algo de la misma manera durante años, no significa que tengamos que seguir haciéndolo igual.

Preguntas a hacer durante la Fase de Automatización:

• ¿Se puede simplificar el proceso?
• ¿Son necesarios todos los pasos en el proceso?
• ¿Necesitamos automatizar todo el proceso?
• ¿Hay una mejor manera de ejecutar este proceso con el mismo resultado?

La automatización es un proceso iterativo. A medida que comencemos a obtener los beneficios de la automatización, querremos echar de nuevo otro vistazo en busca de nuevas oportunidades de innovación y eficiencia. No hay un proceso perfecto. Siempre hay espacio para la mejora continua.

Con un enfoque metódico y el análisis correcto, la automatización puede ser lo que necesitamos para dar una mirada fresca a la forma en que operamos. La tecnología la tenemos, y esta facilita el esfuerzo necesario para hacer el trabajo.

¡Aceptemos el cambio y divirtámonos un poco con él!