El retorno de la inversión en un proyecto de software

También indica la cuantía de dinero que es necesario gastar para obtener mejoras. Resumiéndolo es en definitiva la relación entre coste y beneficio.

Es pues la herramienta de medida que ayuda a los responsables de la decisión a diseñar estrategias que aporten los máximos beneficios, expresados generalmente en términos de productividad y calidad.

No podemos pensar que por el mero hecho de implementar una nueva plataforma de software habrá mejoras en nuestros procesos, debemos pues dimensionar económicamente toda la inversión.

Dos preguntas básicas:

• ¿Qué aporta a la empresa la implementación en términos económicos?
• ¿Cuál es el impacto económico de cambiar nuestros procesos por la implementación?

¿Porque es importante analizar el ROI?

Es importante porque trata de analizar la cantidad de dinero que se puede obtener, o perder, por el ajuste de un nuevo proceso consecuencia de la implementación del nuevo software.

Su valor puede ser desde sorprendentemente alto o negativo y en consecuencia nos ayudara en cual es la mejor solución en la que invertir.

La implementación puede tener un ROI negativo y esto no significa que la inversión no sea efectiva, simplemente puede exigir de un plazo mayor para obtener beneficios de una manera fiable. La cuantificación realista del retorno de la impresión nos ayudara a superar el impacto negativo inicial, siendo insignificante a largo plazo.

Promover la inversión en un nuevo software mediante el ROI

La relación debe ser simple, todos los beneficios frente a los gastos del proceso de implementación.

Algunos beneficios podrían expresarse como:

• El incremento en la variedad de productos o servicios ofertados.
• Tamaño de la cartera de clientes.
• Control efectivo de la tesorería.
• Mejora en la satisfacción del cliente.
• Fiabilidad de la información.
• Disminución en los costes.
• Disminución de tiempos de ciclo.
• Disminución de la complejidad del proceso.

Los costes como mínimo incluirían:

• Un análisis de su planificación estratégica.
• Formación de los usuarios ante el nuevo software.
• Una efectiva gestión del cambio.
• Rediseño de procesos.

No deberíamos olvidar los imprevistos: modificaciones del alcance inicial o costes posteriores de mantenimiento, dotándonos de una provisión aproximada del 2% sobre el coste inicial como mínimo.

Existen otros costes, que no menos importantes. Los análisis de consultores externos, los desplazamientos, las perdidas de productividad por la dedicación al proyecto, o el tiempo dedicado a construir prototipos y simulación del software.

Importante también es cuantificar los costes indirectos asociados al salario del equipo del proyecto interno, así como las resistencias por entender que el proceso va en contra de los intereses profesionales o de poder y status de los usuarios o responsables.

Aun su dificultad, los costes son lo más fácil de cuantificar, así pues, centrémonos en los beneficios, en tanto podamos identificarlos mas estaremos cerca de aportar un ROI fiable.

¿De dónde obtener beneficios fiables?

Solo a través de encuestas internas se percibirá el beneficio, eso si basado en diferentes escenarios de coste, o dicho de otra forma, solo se podrá sacar el beneficio esperado a través de:

• La maximización de los beneficios que aporta la forma alternativa de hacer negocios.
• La minimización de los costes, debido a la mejora de la productividad.

¿Que asegura el ROI esperado una vez escogido el software?

Nos asegura la selección de un buen proveedor que nos aporte experiencia y calidad asegurando el retorno esperando.

Son los técnicos y consultores los que a menudo se llevan la mayor parte de responsabilidad, pero eso es en un inicio. Debe ser la empresa quien supervise y lidere el proceso, aportando los recursos necesarios para apoyar todo el proceso, desde la preventa hasta el mantenimiento final.

A menudo se comete el error de derivar al proveedor, el 100 % de responsabilidad, por la calidad, productividad y fiabilidad del software una vez implementado, pero no tenemas excusa para dejar de auditar el retorno esperado o intervenir directa o indirectamente en cualquier fase del proceso.

Cuando mejor sea la distribución de tareas y responsabilidades más se garantizará el éxito de la inversión en software.