Capacitación usuario ERP

Su capacitación es clave en un proyecto de implementación.

La adopción de un ERP repercute en los roles y funciones de los usuarios, dada su influencia en las relaciones entre los departamentos, sus procesos y las estructuras unificadas de datos.

En primer lugar, se debe aprender a utilizar una nueva herramienta que introduce nuevas funcionalidades e impacta directamente en los procesos de negocio. La integración de las nuevas funcionalidades altera el papel de los usuarios. La capacitación de los usuarios ERP forma parte del proyecto, pues integramos procesos, datos y departamentos, alterando su papel en el trabajo diario. Los procesos de negocio a través de una base de datos lógica y unida conducen a augmentar dependencias entre departamentos e individuos.

Teniendo en cuenta la amplitud del impacto, la capacitación del usuario se convierte en un factor de éxito. Una capacitación inadecuada y la falta de compresión de cómo funciona el sistema ERP son responsables de los muchos problemas que llevan al fracaso su implementación.

Garantizar que los usuarios se sientan cómodos con el sistema, augmentando su experiencia y conocimiento. Dominar los conceptos ERP, las características del sistema y la formación serán aspectos vitales en el proceso.

Claves de la capacitación

  • Catalogación de conocimientos.
  • Requerimientos de capacitación.
  • Contenido del programa de capacitación.
  • Alcance del programa.
  • Continuidad de la capacitación.
  • Incluirlo en el proyecto de implementación.

La formación del usuario no solo necesita cubrir como utilizar el nuevo sistema, sino comprender la integración de los procesos dentro del sistema. La falta de capacitación     adecuada del usuario hace que estos adapten o se inventen sus procesos y las formas de utilizar la parte del sistema que ellos manipulan.

Los beneficios completos del ERP no son realizables a menos que los usuarios finales tengan los conocimientos necesarios para utilizar el sistema. El proyecto de implementación debe desarrollar estrategias de formación que se actualicen continuamente.

El contenido del programa de capacitación debe centrarse en la lógica, los conceptos del software, las características y la práctica.

La formación continua es fundamental para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio y mejorar las habilidades de los empleados. Aunque cambiar el hardware y el software es relativamente fácil, la curva de aprendizaje puede tardar meses en ajustarse.

Un reto pues importante es el programa de capacitación, es común entre directivos subestimar el nivel de educación y formación, debido al costo asociado que representa.

La implementación del ERP sin una capacitación adecuada puede tener consecuencias indeseables. Se pueden utilizar los programas para generar actitudes positivas hacia el sistema o ayudar a implementar cambios organizacionales dentro de la empresa consecuencia de la reorganización.

Podemos estimar que el programa de formación representa entre el 15% y el 20 % del total de implementación del proyecto.

Es vital por lo tanto el compromiso de dirección de iniciar y mantener los programas de capacitación. El análisis de necesidades es necesario para comprender el nivel de conocimiento, el numero de usuarios, como se entregará la información y los contenidos del plan de formación.

Al inicio del proyecto se puede necesitar de un gran volumen de capacitación y apoyo para que los usuarios se sientan cómodos con los comandos del sistema y los nuevos procesos de negocio. Estos necesitan sentir que la capacitación es relevante para sus puestos de trabajo actuales y futuros. El éxito del programa dependerá de la capacidad de entregar conocimiento adaptado a los distintos roles, personal directivo, usuarios clave, usuarios generales.

Para minimizar los inconvenientes que pueden ocurrir entre la formación y la puesta en marcha. Se debe sincronizar el entrenamiento con el plan de implementación del proyecto.

Los gastos totales de formación son altos debido a diversos factores. Los usuarios no solo tienen que saber interactuar con la interfaz del sistema sino los procesos de negocio, los nuevos usuarios requerirán de apoyo adicional, en definitiva, los costes tienen correlación con el nivel de competencias de los empleados.

Depende de la metodología empleada, pero durante la ejecución del proyecto incluso en fase de producción, los procesos van modificándose, utilizar un solo método de capacitación del usuario resultara ineficaz.

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