Una de les principals decisions d’una PIME consisteix a seleccionar el software amb el qual operarà el negoci des del punt de vista financer.

En moltes PIMES la seva comptabilitat sol estar assessorada externament, aquests assessors moltes vegades a més de proveir consultoria financera i comptable, faciliten també l’ús d’un software propi que pertany i resideix en l’assessor, separant la font d’informació i el repositori on es troba la mateixa.

Aquesta desconnexió obliga al negoci a prendre decisions sense la informació oportuna o actualitzada, no sempre la informació és real o l’accés té la rapidesa necessària.

Per donar resposta a aquestes necessitats, existeixen plataformes que permeten operar des d’internet, amb un software comptable en el núvol que a més de poder ser utilitzada des de qualsevol lloc, millora l’accés a la informació per part del negoci.

Principals avantatges.

Accessible a qualsevol moment.

Al estar en el núvol el software és accessible a qualsevol moment i des de qualsevol lloc, proporcionant l’accés, incloent fins a l’última transacció, a la informació consolidada, rellevant i actualitzada sense haver de dependre del enviament per part de l’assessor financer.

Sempre actualitzat.

En ser accessible tant per part del negoci com per part de l’assessor tots dos poden ingressar informació sense existir la necessitat de desplaçaments. En estar la informació actualitzada l’assessor pot interpretar millor les dades i recolzar-les via telèfon o videoconferència millorant així la disponibilitat per al negoci.

La informació s’ingressa directament en el sistema, sense la necessitat de duplicació d’esforços i controls, disminuint el treball per ambdues parts.

Econòmic.

Un software comptable en el núvol flexibilitza els costos de llicenciament de la tecnologia. L’esquema de “Software com a servei”, el qual opera sota el pagament de quotes mensuals, sense la necessitat de la compra de costoses llicències per endavant que bé s’haguessin pogut destinar a la compra d’actius d’inventari o efectuar inversions d’acord amb l’activitat principal del negoci.

Es considera una despesa i no un actiu, baixant la base impositiva de l’empresa i alleujant o deferint la inversió.

La subscripcions o plans permeten modificacions o cancel·lacions segons necessitats, sent l’esquema d’ús molt més flexible que el llicenciament tradicional.

Ràpida extensió geogràfica.

Els processos d’expansió comporten una pèrdua de control. Però amb el software en el núvol la informació està consolidada en un servidor central i aquesta pot ser accedida per qualsevol persona, permetent una administració de l’empresa amb total visibilitat.

Addicionalment l’obertura d’un nou punt de venda, no farà necessària la compra de costosos equips de comunicacions, simplement amb la contractació d’una línia d’internet es pot operar amb el software des del primer moment.

Actualització de les lleis fiscals i comptables.

Cada vegada que es genera un canvi de llei, les aplicacions han de ser actualitzades, amb les conseqüències de costos i temps que comporta si el software aquesta en local. Un software en el núvol esta actualitzat a tot moment, donant la tranquil·litat al negoci que compleix amb les normatives legals, sense haver de carregar amb enutjoses i costoses tasques d’actualització.

Tradicional “On premise”.

És mes econòmic utilitzar un software en el núvol que el tradicional, evitant la necessitat de costoses infraestructures, manteniment d’equips o tècnics especialitzats i a pèrdues d’informació degut al mal funcionament o ús d’aquests equips.

Retorn Inversió (ROI).

La instal·lació d’un software tradicional requereix d’una inversió d’equips, cables, base de dades, etc.… que s’eliminen completament amb el software en el núvol. Instal·lar en el núvol solament requereix d’un accés a internet i un navegador gratuït.

En tenir centralitzades les configuracions no es requereix de noves cada vegada que s’afegeix un nou punt d’accés, la qual cosa accelera encara més la retorn sobre la inversió en tecnologia.

Millor i més segur ús de la informació.

La criticidad de les dades que produeix el software comptable, tant des del punt de vista negoci com a legal, fa que s’estableixin obligacions en el seu emmagatzematge, no sent fiable l’existència d’una única còpia de dades de les operacions, això obliga a la contractació de serveis de back-up oferts per tercers a fi de salvaguardar la informació en un lloc segur.

La infraestructura en el núvol permet generar còpies de seguretat en temps real, garantit la informació davant possibles desastres, robatoris d’equips, o problemes amb els discos durs que les alberguen.

Ecosistema.

Tota empresa pot necessitar de diferents plataformes de software per satisfer les seves necessitats. De vegades aquests softwares són difícils d’integrar i comporten alts costos amb complexes i especialitzades enginyeries.

Un software en el núvol ja esta desenvolupat per ser més obert i interconnectable amb altres sistemes. Si bé també es necessiten d’esforços per integrar-ho amb altres plataformes, aquest sempre serà infinitament inferior.

Millors defenses contra atacs informàtics.

Per als distribuïdors de software és més fàcil mantenir una plataforma en el núvol actualitzada i amb tots els pegats necessaris que fer-ho en una aplicació “On demand”. En ser solament actualitzada una sola vegada i no haver de agençar nombroses visites, permet una gestió més eficient de les actualitzacions i que aquestes es trobin vigents i els sistemes millor protegits.

Resum.

El software en el núvol permet una acceleració en el creixement de les PIMES, millorant la seva eficiència i eficàcia.

Cal tenir en compte que la professió de comptable és per naturalesa conservadora i moltes assessories seguiran sense prendre el lideratge de començar a oferir serveis suportats en plataformes que operen desde internet.