És important que en aquesta cerca es doni un enfocament imparcial, cal tenir en compte que el procés d’avaluació i selecció serà una de les claus perquè el negoci aconsegueixi els nivells d’eficiència desitjats a mitjà i llarg termini.
No existeixen dreceres i moltes empreses finalment acaben perdent temps i diners per no donar el suficient valor a aquest procés.
El procés no és tècnic sinó de negoci i no podem triar sense haver-ho treballat.

Avaluar processos de negoci

Aquesta serà una decisió estratègica per al negoci, seria important formar un comitè d’avaluació i involucrar a cada departament amb la finalitat d’aconseguir una major visibilitat i acceptació.
Existeixen moltes preguntes que ens hem de fer però totes elles haurien de tenir un enfocament d’anàlisis FODA (fortaleses, febleses, oportunitats i amenaces).

• L’augment dels beneficis, l’eficiència dels empleats i la tornada de la inversió són majors que els costos potencials que la solució ERP?
• Què és el que està fent bé i què es pot millorar?

Selecció criteris d’avaluació

Generalment el cost és el factor més important a l’hora d’avaluar i comprar un software, però no oblidem que estem parlant d’una inversió. Hauríem de no fer cas del mateix a l’hora de començar a explorar el mercat. Considerem que l’objectiu final és fer que el negoci sigui més eficient i rendible.
Alguns criteris podrien ser:

• Cost total de la propietat.
• Servidors i sistema operatiu.
• Usabilidad i característiques.
• Proximitat geogràfica del proveïdor.
• Recursos i experiència en la implantació.
• Com es donarà el suport.
• Cost de la formació.
• Experiència del nostre sector.
• Capacitats del proveïdor.

Selecció inicial de solucions

Crear llista inicial de solucions que s’adaptin a les nostres necessitats i grandària de negoci.
És aquí on el treball d’un consultor imparcial i objectiu pren importància doncs evita passar hores de valuós temps tractant de trobar les opcions més pertinents i rellevants.

Parlar amb els possibles proveïdors del software

Tenir una conversa oberta amb el proveïdor. Les primeres impressions aporten gran quantitat de coneixement.

• Estava preparat per a la conversa?
• Es va ocupar de conèixer alguna cosa sobre l’empresa?
• Comprèn la nostra problemàtica?

Crear llista curta de les principals solucions

La millor forma de reduir la llista són els nostres criteris de selecció.
La dificultat dependrà de la varietat de solucions que el mercat ofereix i la grandària de l’empresa.

Programar una demostració amb la llista curta

La demostració ens donarà una imatge molt més clara del que la solució ens aporta.
Ens hauria de proporcionar la informació necessària sobre els possibles problemes que ens trobarem, la seva facilitat d’ús i si majoritàriament és aplicable al nostre negoci.
L’adaptació d’aquesta demostració a les nostres necessitats i funcionalitats ens pot donar una millor visió de la professionalitat del proveïdor.

Contacte amb els proveïdors pre-seleccionats

Hem de preparar les nostres preguntes.
La conversa no ha de centrar-se solament al software sinó com el mateix millora l’eficiència del nostre negoci, com reduirà els nostres costos, com pot augmentar les nostres vendes, millorar mostra competitivitat, en definitiva cap a una compressió de les nostres necessitats i expectatives.
La selecció del correcte proveïdor és tan important com la correcta selecció del sistema adequat.

Comparar propostes i verificar referències

Compararem les propostes de cadascun dels nostres proveïdors i demanarem referències de d’acord amb el nostre sector.
Hem de saber si el nostre potencial soci tecnològic està preparat per als reptes que el nostre negoci pugui definir.
Aconseguim l’opinió tant de clients de molts anys com de nous. Un client nou ens ajuda en les nostres consideracions més immediates, un client antic en les relacions a llarg termini.

• Quin és el valor del proveïdor?
• què pensa dels seus serveis?
• com s’ha adaptat a les nostres necessitats?

No hem de tenir por a demanar l’accés a clients existents, la disponibilitat d’aquests ens donarà una nova forma d’entendre com veuen el valor que estan rebent del proveïdor.

Prendre la decisió

Cal comprometre’s i definir un termini per decidir, poden ser molts els costos de no prendre una decisió, el software ERP adequat automatitza i optimitza els nostres processos de negoci creant-nos un estalvi en els nostres costos.