Els processos de migració de dades d’un ERP són molt complicats, però es tendeixen a infravalorar, en pensar que són una qüestió menor, sense dificultat i que ja vénen incorporats en el ERP, sent processos totalment automatitzats.

A més, poden suposar la diferència entre l’èxit i el fracàs d’un projecte en funció del grau de confiança i fiabilitat aconseguit en el procés. Si bé els clients són capaços de percebre que una migració manual pot comportar bastant temps, per tant, cost econòmic, no té la mateixa percepció quan aquesta labor la realitza una organització externa.

Es tendeix a pensar que la migració de dades ERP consisteix en un trasllat total i íntegre del sistema anterior al nou, és a dir, mestres, dades vives i històric de tots els moviments.

Podem categoritzar la migració en funció de l’àmbit i nivell de complexitat exigit: alguns mestres (clients, articles, tarifes, estocs…), transaccions vives (comandes pendents de servir, albarans pendents de facturar, registres comptables…), tot el sistema (tots els registres). La majoria dels clients pensa que una migració implica el “trasllat” de tot l’històric i que no ha d’alimentar res en el nou sistema. Han de realitzar-se labors didàctiques en aquest sentit, a més les migracions solen tenir un preu “polític” perquè no se sol cobrar el que realment significa l’esforç.

Lògicament el nivell de complexitat i per tant el cost derivat, va d’acord al comentat, encara que cal tenir en compte el nivell de proves i test que cal realitzar per a garantir que la informació quadra i és operativa entre els dos sistemes.

Per a dimensionar l’esforç necessari cal conèixer i quantificar moltes variables, però les podríem dividir en tres: grau de coneixement del sistema origen, grau de coneixement del sistema destí i les activitats pròpies de la migració.

Grau de coneixement del sistema origen.

Normalment la col·laboració del proveïdor anterior no sol ser habitual, atès que el canvi mateix ve donat per la falta d’entesa amb el client.

Factors per a tenir en compte:

  • Dades d’accés al sistema. L’accessibilitat ha d’estar garantida.
  • Estructura de dades i camps. No sempre són intel·ligibles l’organització de la base de dades.
  • Relacions entre les taules. Les referències creuades entre taules solen ser molt diversa i complicada.
  • Tipus de dades de cada camp. Les equivalències fins i tot per tipus de dades compliquen el procés.

Tot això suposant que la informació ve migrada des d’un sistema estructurat, a vegades la informació aquesta dispersa en altres bases de dades, fulles Excel, etc.…

Grau de coneixement del sistema destí.

Donant per descomptat que existeix, normalment el mateix implantador sol ser el migrador.

Factors per a tenir en compte:

  • Estructura equivalent de taules i camps. A mes gran coneixement menor complexitat.
  • Triggers de base de dades que es desencadenen en carregar dades. El seu desconeixement pot desencadenar dades o falta dels mateixos necessaris per a un tractament futur d’aquests.
  • Procediments, Jobs, paquets, etc. que hauran d’executar-se a posteriori de la càrrega de dades per a deixar consistent la base de dades.

Activitats pròpies de la migració.

Donant per descomptat que coneixem amb certa profunditat tots dos sistemes, duríem a terme les següents tasques.

  • Mapatge de camps entre tots dos sistemes. (Equivalències origen – destí).
  • Conversions de dades. (Exemple: numèric origen, text destí).
  • Agregacions. (Diversos camps origen donen un camp com a destinació).
  • Desagregacions. (Un camp origen donen diversos camps com a destinació).
  • Reemplaçar valors. (Valor origen es converteixen un valor diferent en destinació).
  • Filtres a aplicar. (Selecció, depuració dels registres a migrar).

Integritat referencial.

És compatible la càrrega de dades amb la integritat referencial del nou sistema?.

Una de les preguntes que dona grans maldecaps en les migracions. Per a carregar clients, prèviament haig d’haver carregat altres taules (països, províncies, formes de pagament…), bé en el mateix procés de migració, o manualment pel client. Per a carregar factures, prèviament haig d’haver carregat els clients, articles, formes de pagament, etc.…. I així successivament en la majoria de les taules, on cobra vital importància l’ordre en què han de ser carregades.

Si aquesta càrrega addicional es fa en el mateix procés de migració, el cost es multiplica, ara bé, si ho deixem en mans del client perquè ho faci manualment, a pesar que posem el màxim d’èmfasi en què ha de fer-se bé, pot incórrer en errors, obviant alguns registres o recodificant dades. En aquest cas, aconseguir que la càrrega no provoqui errors d’integritat és una labor gairebé impossible.

En definitiva, dimensionar un procés de migració, només es pot fer, fent-lo, és a dir és molt difícil tenir un grau de certesa suficient, per tots els factors anteriorment esmentats. En el supòsit que es coneguin tots els detalls, podríem quantificar-ho, però arribats a aquest punt, l’esforç ja està realitzat en un 90%.

La vida professional m’ha portat a viure des de grans èxits a rotunds fracassos. El client tendeix a pensar que mitjançant el procés de donar-li a un botó es repliquen les dades d’un sistema a un altre, no obstant això, cal convèncer-li, conscienciar-li de la complexitat d’aquests processos i que no sempre és aconsellable realitzar algunes migracions de dades per a evitar certes herències gens aconsellables del sistema anterior. En aquest aspecte seria millor oferir com un projecte paral·lel la migració de dades del ERP, que li faci entendre quin és el veritable esforç d’aquesta.