Solución workflow automation

El valor de negocio que podemos obtener con la automatización de nuestros flujos de trabajo es mucho más que mejorar la eficiencia, el tiempo de gestión o nuestra organización. El «core» de las competencias de una compañia está en cómo sirve y opera con sus clientes y se diferencia de sus competidores. Los flujos de trabajo son el corazón de las operaciones. La automatización de procesos tiene el potencial de ayudar a las compañías a mantenerse a la vanguardia de sus competidores con la mejora de sus procesos diarios.

El valor de negocio con la automatización de flujos de trabajo.

Si su organización está considerando una solución de Workflow Automation es posible que haya llegado a la etapa en la que se da cuenta de que está rodeado de procesos ineficientes. El mal gobierno conlleva malas decisiones, la baja satisfacción de nuestros clientes da lugar a su perdida y la imposibilidad de mantener el ritmo del mercado y el de nuestros competidores está representando una pérdida de nuestros ingresos.

Las organizaciones que mejoran con éxito sus flujos de trabajo y adoptan soluciones para su automatización se dan cuenta en su mayoría de los siguientes beneficios:

Menor necesidad de procesos basados en papel.

Los beneficios de la automatización de procesos en los que hay un uso intensivo de documentos no se deben exagerar. El uso de papel sigue siendo generalizado en muchos sectores, lo que conlleva a altos costes administrativos y demasiados puntos en que se pueden producir fallos documentales a través de la organización. Un estudio demuestra que cada empleado suele utilizar una media de 10.000 hojas de papel cada año. Reemplazar los formularios basados en papel por formularios electrónicos vinculados a un proceso automatizado de negocio puede tener un impacto inmediato positivo en su balance.

Mejorar la rapidez y rendimiento en el trabajo.

Los usuarios del negocio suelen realizar dos tipos de trabajo. Trabajos repetibles / rutinas, trabajos excepcionales / proyectos. A menudo se utilizan las mismas herramientas para ambos tipos, documentos, emails, llamadas telefónicas, con el fin de colaborar y hacer que las cosas se lleven a cabo. Si bien puede ser correcto para un proyecto puntual, es un consumidor de tiempo para trabajos repetitivos. La automatización de los flujos de trabajo puede ayudar al negocio a darse cuenta de su ineficiencia aumentando la rapidez en los trabajos repetitivos. Consiguiendo dar la tarea correcta, a la persona adecuada y en el momento oportuno.

Mejorar la calidad del trabajo.

La atención a los detalles y las revisiones periódicas son clave de un trabajo de calidad. Al tener un proceso que lo toma en cuenta y lo automatiza, evitando que nada se escape por los bordes, las empresas pueden asegurar unos productos y servicios más aptos al uso de sus clientes.

Mejorar el gobierno y la conformidad.

Los ejecutivos están constantemente bajo la presión de asegurarse que su personal y departamentos están trabajando por conseguir en todo momento los objetivos de la empresa y cumplir los requisitos reglamentarios.

El uso de un sistema de automatización de flujos de trabajo les ayuda a entender mejor como estos funcionan, donde están los cuellos de botella y como los procesos deben cambiar para aumentar su eficiencia.

La automatización permite un mejor seguimiento electrónico de los procesos de negocio, siendo accesible en cualquier momento para hacer frente a un conflicto en su cumplimiento.

Adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado.

Con el fin de adaptarse a estos cambios las empresas deben de cambiar su manera de trabajar, es decir cambiar los procesos de negocio, si el cambio solo ocurre en el papel no significa que los usuarios lo hayan adoptado. Una solución de automatización se puede reconfigurar rápidamente para reflejar el nuevo proceso, fortaleciendo a los usuarios de negocio a hacer los cambios necesarios, sin tener que depender de IT para cada cambio o nuevo proceso.

Tendencias de futuro.

Una serie de innovaciones tecnológicas está perfilando la manera en la que vivimos, trabajamos y hacemos negocios.

Las tendencias clave incluyen:

Cloud/SaaS.

Nube y Saas han permitido nuevas formas de comunicación con sus socios y clientes, convirtiéndose en la clave para tener nuevas ventajas competitivas en la cadena de valor.

Las empresas se están dando cuenta de las ventajas económicas de un modelo Saas en el que se pueden evitar grandes gastos de capital iniciales en hardware y software a cambio de menores gastos en subscripciones anuales.

El riesgo también se disminuye, implementaciones más rápidas, siendo el valor para el negocio probado más rápidamente a través de test bajo el concepto prueba-ensayo.

El incremento de la nube es más que solamente otra plataforma, es sin duda algo que no solo transformara la industria IT sino también en cómo la gente trabaja y las empresas operan.

Web 2.0 y User Experience.

La web 2.0 es un patrón de uso en el que las personas colaboran e interactúan en contraste con la web 1.0 donde los usuarios se limitaban a una visualización pasiva de la información suministrada.

Web 2.0 ha llevado a una cultura del auto-servicio en las compañías donde los usuarios de negocio le son delegadas responsabilidades para poder trabajar más eficientemente.

Con la llegada del fácil de usar IT, la web 2.0 y las redes sociales están cambiando la forma que vivimos, aprendemos, colaboramos, trabajamos y actuamos.

Mobil.

Las empresas están viendo un cambio desde el mundo de datos y computadores a un mundo de comunicaciones con la explosión del uso de teléfonos inteligentes y tabletas.

La movilidad no solo es hacer una aplicación para web, se trata de seguir en contacto bajo los cambios constantes de circunstancias y poder dirigir actividades desde cualquier lugar.

Se prevé que para el 2018 un 50 % de los usuarios dispondrán de una tableta o Smartphone para sus actividades on-line.

Transformación digital del negocio.

Las tecnologías digitales como la nube, móvil, redes sociales, Big Data, están llevando a las empresas repensar sus procesos clave con el objetivo de reinventarlos, no solo de mejorarlos.

La integración de datos y procesos de negocio se ha convertido en un pre-requisito. El uso de diferentes tipos de aplicaciones, CRM, ERP, HCM, etc…, el correo electrónico y diferentes tipos de documentos conectados en ad-hoc ya no es rentable o viable.

El digitalización del negocio presenta grandes oportunidades para la innovación y la aparición de ventajas competitivas. La creación de este valor requiere de un replanteamiento del negocio.

Son las anteriores tendencias de la industria, factores en los requerimientos definidos por el negocio para la selección del proveedor y dar un claro y comprensivo marco de como deveria ser nuestra solucion Workflow Automation.

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