Un sistema ERP sense manteniment?

Els clients sempre han tingut el dret de rescindir o cancel·lar un contracte de manteniment del ERP amb el proveïdor del software, però molts s’han mostrat poc inclinats a fer-ho a causa de la preocupació per les conseqüències potencialment negatives. Per a la majoria de les empreses, el ERP no és només una aplicació crítica, sinó la inversió de TU més important, per la qual cosa cancel·lar el manteniment no ha de fer-se a la lleugera.

Desafiaments clau.

Si bé els serveis de manteniment tècnic i de suport realitzat per tercers està madurant, molts clients del ERP no saben que, quan una tercera part no autoritzada ni certificada es fa càrrec del programari, l’empresa usuària pot perdre una sèrie de drets.

Una decisió de negocis.

La cancel·lació de contractes de manteniment amb els proveïdors s’està convertint en un tema actual en el sector ERP. Això no s’aplica als clients de ERP SaaS, pels quals les despeses de manteniment s’inclouen en la quota de subscripció mensual.

Les empreses consideren la cancel·lació de contracte per una varietat de raons:

• Necessitat de reduir la despesa en TI.

La pressió per retallar la despesa TI i del com el contracte de manteniment era una línia pressupostària obligada, estan canviant. Els usuaris sol·liciten cada vegada més canvis de fons per recolzar el creixement del negoci, sent difícil retallar altres àrees del pressupost el contracte de manteniment es converteix en centre d’atenció.

• Baixa relació valor-cost.

Les empreses de vegades utilitzen poc o gens els Serveis de suport inclosos en el contracte i més si la solució ERP està estabilitzada.

L’aparició de processos orientats cap a l’autoservei, la qualitat variable dels Serveis oferts i el poc valor que de vegades aporten les actualitzacions, ha portat a les empreses a considerar si el valor rebut és suficient en relació a l’alt cost pagat.

• Es va acabar el suport a la versió de software.

Moltes empreses han treballat durant molts anys amb la mateixa aplicació sense aplicar pegats o actualitzacions, estant desactualizades des del punt de vista del proveïdor, no oferint el Servei de suport o ajuda a aquestes versions.

• Canvi en el full de ruta del proveïdor.

Els anuncis de computació en el núvol i els canvis importants prevists en tecnologia ERP anunciats pels mateixos proveïdors, fa que algunes companyies, romanguin en la seva versió actual del software fins que estiguin llests per fer el canvi potencialment viable per a la seva estratègia ERP.

Pot subsistir un sistema ERP sense manteniment?.

Si es donen certes circumstàncies podria córrer-se el risc de deixar el Servei que brinda el proveïdor.

Condicions necessàries per un ERP sense manteniment.

• Temps.

Ha passat el suficient des de l’engegada per detectar i corregir la major part de les incidències que es van donar, esmenant deficiències funcionals i incloent les millores necessàries que no es van tenir en compte en aquest procés. El temps depèn del sistema, de la seva tecnologia i de la quantitat i complexitat dels evolutius que se li hagin afegit.

• Modificacions en el codi.

No es preveuen canvis en els processos que impliqui canvi de codi. Amb la parametrització del software seria suficient.

• Eines per a l’usuari.

Es disposa d’un bon nombre d’eines que ens permeten resoldre la major part d’incidències relacionades amb l’ús del software.

• Grandària.

No existeix un gran nombre d’usuaris i saben treballar eficientment amb l’eina.

• Recuperació.

Si existeixen comunicacions amb altres sistemes i aquesta interoperació no és transaccional, és possible la seva recuperació a estats anteriors a través d’eines del sistema.

• Canvis tecnològics.

No es preveu canvis en el software de base: servidors, servidors de bases de dades, màquines virtuals, etc…

El conjunt de circumstàncies descrit ocorre en la majoria de sistemes d’informació i a conseqüència es pot sobreviure sense un manteniment continu, de manera que sent el cas d’haver-hi modificacions funcionals es contractaria els Serveis necessaris.

Encara que abans de fer-ho hem d’avaluar els riscos i efectes a llarg termini de la cancel·lació del contracte.

Riscos de cancel·lar el contracte.

• No es rebran nous pegats del fabricant o revisions.

L’experiència dels clients ens demostra que els pegats i correccions diferents als de seguretat del software, una vegada en producció tenen un impacte mínim. S’ha d’avaluar doncs si el negoci i TI estan satisfets amb les funcionalitats i la plataforma tècnica que tenen.

Molts dels pegats de seguretat han estat en vigor durant temps i han tingut un impacte nul en els clients. Si estem parlant d’un software madur, moltes de les vulnerabilitats es troben fora de l’aplicació principal del proveïdor, en les capes de presentació, el portal o les comunicacions, sent aquests proveïdors externs els que també ofereixen solucions compensatòries.

• Es necessiten actualitzacions de nòmines, impostos i altres canvis regulatoris.

Les empreses que reben aquestes actualitzacions es veuran fortament afectades. Les actualitzacions en aquest àmbit són molt freqüents i el temps necessari fins a l’obtenció d’una nova font pot ser molt important.

• No es tindrà el dret a actualitzar a noves versions.

Hauríem de verificar abans de cancel·lar els contractes que les versions instal·lades són les immediatament anteriors a la cancel·lació.

Qui prengui la decisió de la cancel·lació ha d’avaluar si l’empresa està satisfeta amb la plataforma i funcionalitats actuals fins que es prengui el següent pas en la estrategia ERP.

• Tots els Serveis de suport i consulta seran cancel·lats.

Algunes empreses no s’adonen de l’ús que es fan d’aquests Serveis fins que es manca d’ells. És té de fer una veritable anàlisi, mitjançant enquesta si és necessari, de l’ús en freqüència i finalitats que es fa d’aquests Serveis. Si bé hi ha tercers que poden oferir una solució atractiva no sempre tenen el mateix coneixement que el que ofereix el proveïdor del software.

• En fusions i adquisicions pot ser important la intervenció del proveïdor.

Si estan previstes fusions o adquisicions la necessitat de suport del proveïdor pot augmentar, sent la resposta del mateix diferent si existeix un contracte de manteniment.

• Allotjament de la solució ERP.

Si la solució està allotjada en un centre de dades del proveïdor de software, es torna difícil per a un tercer accedir i mantenir les aplicacions. Poden existir també obligacions contractuals que obliguin a tenir actualitzades les versions instal·lades.

Algunes empreses canvien el hosting del Servei, però es poden trobar amb noves exigències que obliguin a tenir actualitzats els contractes de manteniment.

El canvi podria causar molts problemes i ser costós, és necessari valorar el valor i l’estalvi derivat d’aquesta decisió.

El contracte de llicència de programari pot contenir clàusules que restringeixin altres Serveis de suport.

S’han de revisar les clàusules de protecció de la propietat intel·lectual i les que donen el dret a la lliure contractació de tercers qualificats per al servei de suport.

• Llicències runtime.

Quan un client utilitza un runtime d’una base de dades, l’acord de manteniment pot estar cobrint el seu suport.

Aquet és un factor de baix risc doncs els codis font de les bases de dades són molt sòlids i la majoria de necessitats de suport del ERP es refereixen a l’aplicació i la seva configuració.

Encara que cal tenir en compte que la majoria de problemes de suport de bases de dades són relatius a la interoperabilitat d’aplicacions, configuració, integritat de les dades i els ajustos del rendiment.