Integración ERP y el E-Commerce

Con la creciente competencia del mercado, la integración del ERP y el E-Commerce es una de las claves necesarias para mejorar la competitividad de las empresas.

Los modelos de negocio están en continuo desarrollo ante la variedad de nuevas tecnologías que están apareciendo, acelerando la globalización de la economía.

Actual y mayoritariamente los sistemas ERP funcionan de manera independiente de los sistemas externos de comercio electrónico.

Así pues, la integración es un tema transcendente para las empresas. Esta integración pasaría por el análisis, la necesidad y su viabilidad, así como las estrategias y tecnologías adoptadas.

Relación entre el ERP y el E-Commerce

El ERP es el sistema de gestión de recursos internos de la empresa. En muchos casos incluye las relaciones con el cliente (CRM), la administración de la cadena de suministro, el desarrollo y diseño de productos, el control de la producción, el inventario, las compras, la gestión del capital humano y otros módulos.

El E-Commerce gestiona recursos externos de la empresa, la venta en línea, el desarrollo de marca y otras cuestiones de negocio.

El ERP es el soporte de los sistemas E-Commerce. Ambos son parte esencial en la construcción empresarial. Ocupándose el ERP de los procesos internos, planeamiento, logística y demás recursos. El E-commerce es la conexión con el mundo exterior. Los dos están conectados y sus funcionalidades se complementan.

Necesidad de integración

Cuando ambos sistemas no están conectados, mucho de los datos clave quedaran en una base independiente. Esto perjudica la circulación de la información. Los procesos logísticos no tendrán trazabilidad, los datos pueden no ser consistentes y no permite garantizar la coherencia entre la facturación y la entrega.

Además, tendremos redundancia de trabajo, lo que se traduce como baja eficiencia y aumento de costes.

Con la integración, la gestión de la cadena de suministro, la gestión de relaciones con el cliente, el tratamiento de datos para la inteligencia de negoció y la automatización de procesos de oficina se integrarían.

Permitirá compartir recursos, facilitando a los diferentes departamentos obtener de manera rápida y precisa, la información que necesitan para tomar las mejores decisiones y en el menor tiempo posible.

Viabilidad de la integración

Una buena integración producirá una reorganización de los procesos de negocio, pero también requerirá que las plataformas sean revisadas para su integración, impactando positivamente sobre la competitividad de la empresa.

Estrategias de integración

Integración orgánica de módulos de software.

En el caso del ERP, se le debe dar prioridad a los módulos de clientes, ventas, producción, marketing, inventario y finanzas relacionados con logística y flujo de capital. Para el E-Commerce, la administración de la web, las ventas y pagos on-line.

Integración de clientes.

Debemos diferenciar dos modelos: B2B y B2C. En el modelo B2B el maestro de clientes es el ERP, mientras que en el B2C es el E-Commerce. En ambos casos hay que valorar si replicar y que entre ambos sistemas.

Lo importante es conservar la idea de dato único, replicando y sincronizando de manera que la información del cliente sea única.

Integración de pedidos y facturas.

Esto, si son generados en el E-Commerce se deben integrar en el ERP. Dentro de este punto, entrarían integraciones tan importantes y complejas como las pasarelas de pago y las comunicaciones a los diferentes departamentos de finanzas.

Integración de productos.

Es habitual que la información que visualizamos de un producto provenga de diferentes fuentes y que además este enriquecida para el E-Commerce. El proceso de integración y publicación tiene que ser muy depurado y lo más automatizado posible.

Habitualmente los datos viajan de forma periódica del ERP al E-Commerce y allí son enriquecidos.

Integración precios y promociones.

Esta información puede estar dentro del E-Commerce o residir en el ERP u otro sistema. Según el caso y la cantidad de información se aplicarán diferentes técnicas. A nivel general esta extendido el uso de bases intermedias

En el caso de modelos complejos de precios, como un B2B, la lógica suele residir en el ERP y el E-Commerce consulta esta información de forma síncrona, mientras que en un modelo B2C es de forma asíncrona y sin bloqueos en su integración.

Integración del stock.

Un aspecto fundamental es sincronizar el inventario entre ambas plataformas. Lo recomendable es que se realice de forma natural en el ERP, mientras que el E-Commerce lo consulte cada cierto tiempo en función del volumen de información y pedidos.

Innovación y reorganización de departamentos.

La integración necesita de la coordinación de operaciones en toda la empresa. Esta debe continuar mejorando los modelos de negocio, ajustar su estructura y cambiar el modo normal de operar. Cualquier cambio en el modelo de negocio impactara en el E-Commerce, lo que conllevara un ajuste de la estructura.

Tecnologías de integración

Ambas plataformas son complejas y generalmente están desarrolladas por diferentes proveedores y por lo tanto no necesariamente compatibles. No obstante, es muy probable que utilicen al menos una tecnología que les permita vincularse de alguna forma.

Una explicación sencilla es que ambos se integran mediante servicios WEB, cuando son síncronas, y por medio de colas de mensaje cuando son asíncronas.

Actualmente la integración del ERP y el E-Commerce se hace por medio de XML y SOAP.

XML.

Es un estándar que permite estructurar documentos y datos de manera que puedan ser intercambiados. Es un lenguaje que se auto describe, lo que es muy útil para el intercambio entre sistemas de todo tipo de datos, incluso sino están estructurados.

SOAP.

Es un protocolo de intercambio de datos. Está diseñado para el intercambio estructurado de datos entre aplicaciones WEB. Utilizado en muchos protocolos de internet, como HTML, SMTP, etc…

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