¿Cuánto debería gastar una PYME en implantar un ERP?
Una pregunta que a menudo se realizan quienes tienen que invertir en la adquisición de tecnología para hacer más eficiente el negocio es
¿Cuál es la inversión ideal? Una pregunta de difícil respuesta, porque la inversión esta muy relacionada con el Plan de Negocio (pasado, presente, futuro), sin embargo, hay ciertos parámetros que podemos emplear.
Cuando analizamos el coste de un proyecto, lo primero es conocer los factores que influyen en su composición. Podemos destacar:
Dimensión |
Significado |
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Operacional |
Tareas de asesoría para su evaluación y selección. |
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Hardware |
Equipamiento necesario. Servidores propios o en la nube, juntamente con el resto de los equipamientos de soporte y respaldo. |
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Infraestructura técnica |
Red de comunicaciones local y dispositivos de distribución y gestión eléctrica. |
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Herramientas |
Licencias bases de datos. |
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Software ERP |
Licencias para la utilización el producto. |
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Consultoría Implantación |
Tareas necesarias para que el software seleccionado funcione en el entorno de la empresa. |
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Personalizaciones |
Adaptaciones al software seleccionado para su correcta adecuación al negocio. |
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Desarrollos especiales |
Programas necesarios para integrar el software con otros sistemas, nuevos o los antiguos en una etapa de transición hacia el nuevo sistema. |
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Soporte |
Servicio de asistencia post implementación para dar respaldo a los usuarios en el uso del sistema. |
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Mantenimiento |
Servicio de actualización del software y del resto de herramientas. |
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Recursos Humanos |
Capacitación del personal, actual o nuevos perfiles necesarios. |
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Aseguramiento de la calidad |
Asesoría para la gestión y control de la ejecución del proyecto, |
El tamaño de la empresa y su complejidad determinaran cuales son los servicios complementarios que forman parte del proyecto desde un inicio y que deben preverse en la implantación del ERP.
El presupuesto adecuado.
No existe una regla fija de cual es el presupuesto adecuado a asignar, si que existen premisas que se utilizan con frecuencia.
- El gasto en tecnología debe guardar relación con la facturación de la empresa.
- Esa relación depende del tamaño de la empresa.
- Los costes del personal afectado no se deben incluir en la relación
Tamaño de la empresa según facturación (*miles €)
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Tamaño |
Agrope. |
Industria |
Comercio |
Servicios |
Construc. |
|
Pequeña |
270 |
900 |
1.800 |
450 |
400 |
|
Mediana |
1.800 |
5.400 |
10.800 |
3.200 |
2.500 |
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Grande |
10.800 |
43.200 |
86.400 |
21.600 |
20.000 |
Inversión estimada a considerar según tamaño de la empresa.
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Tamaño |
% de la facturación |
Agrope. |
Industria |
Comercio |
Servicios |
Construc. |
|
Pequeña |
0,90 % |
2,43 |
8,10 |
16,20 |
4,05 |
3,60 |
|
Mediana |
1,20 % |
21,60 |
64,80 |
129,60 |
38,88 |
30,00 |
|
Grande |
1,50 % |
162,00 |
648,00 |
1.296,00 |
324,00 |
300,00 |
Estos valores son básicamente referenciales viéndose influenciados por el Plan de Negocio y la estructura de la empresa. Si la empresa tiene más de un centro o mucha distribución geográfica, deberá invertir en estructura y equipamientos, o si la empresa desea dar acceso a la información a sus distribuidores o clientes, deberá invertir en seguridad y tecnología, o si la empresa es un negoció en internet, en las herramientas que lo facilitan.
¿Como optimizar el presupuesto?
El principal método es un buen proceso de evaluación y selección. Esta es la etapa crucial ya que se decide el presupuesto de implementación del ERP. Pudiéndose al mismo tiempo mejorar el presupuesto dedicado a la evaluación y selección.
Sin embargo, deberemos considerar otras opciones diferentes a la tradicional de compra de productos. Algunos ejemplos:
- Considerar el hosting o el alojamiento en la nube, o una estructura mixta, evitando invertir grandes volúmenes en equipos y seguridad.
- Evaluar servicios de operación, subcontratando la infraestructura técnica, conjuntamente o independientemente del software ERP.
- Analizar contratar el software como servicio, evitando así una gran inversión inicial y un mejor control de costes durante el ciclo de vida del software.
- Analizar diferentes proveedores del mismo software, evaluando el equipo técnicos que realizara la implementación.
- Analizar diferentes plataformas tecnológicas, presente y futuro de las tecnologias con que se trabaja y trabajara.
- Establecer diferentes etapas en la implementación del ERP, mitigando la gestión del cambio y adaptándose más rápidamente a las necesidades del mercado.
- Analizar y considerar diferentes paquetes de software, standart o verticales, cerrados o abiertos, adaptables o adaptados.
En cualquier caso, hay que estar dispuesto a realizar un análisis de coste-benefició entre las diferentes opciones.
