Gestión reactiva y proactiva del negocio

Las herramientas actuales de gestión empresarial en la nube permiten llevar una gestión proactiva del negoció. Pasando de la gestión reactiva donde se reacciona tarde a lo que está sucediendo, a una gestión proactiva donde te anticipas a las necesidades.

Administrar una empresa es una tarea a veces casi imposible. Salir a buscar clientes, cobrar para afrontar los pagos a proveedores preocupados, administrar un correcto inventario con referencias antiguas que no tienen rotación, gestionar personas con diferentes valores, y por supuesto establecer estrategias comerciales en contra una competencia que no deja de innovar.

Multiplicarse no es la opción, apoyarse en la tecnología con el fin de poder ser efectivos en un entorno con mucha presión es la solución, pero como sabemos ¿cuál es la mejor opción tecnológica para alcanzar esa efectividad?

Gestión Reactiva.

Trabajar con el software que nos facilita la Gestoría seria la primera opción, básica pero muy común para tecnificar una empresa.

Las empresas necesitan formalizarse y pagar impuestos, por lo que para muchos empresarios el primer software con que se interactúa es el de la Gestoría. Aunque esta interacción es lejana, pues el software no es utilizado directamente por personal de la empresa. Para generar un balance o un estado de cuentas el proceso es retroactivo, las diferentes operaciones son informadas una vez al mes, siendo optimistas, para que el personal de la Gestoría introduzca débitos y créditos, ventas y compras y demás transacciones en su software contable generando la información necesaria para conocer en modo resumido los estados financieros, el flujo de caja y si hay suerte un estado de la cartera.

Comentar pues que con esta manera de trabajar:

• El software utilizado es contable, no un software ERP o de Gestión que ayuden a administrar las operaciones del negocio. El software provee de listados y poco hace para mejora la eficiencia en el día a día del negocio.
• En la mayoría de los casos no se tiene acceso al software utilizado, se cuenta con información escasa y poco frecuente, y mas grave no disponible cuando más se necesita.

Este tipo de gestión seria retroactiva, se gestiona la empresa basándose en lo que sucedió en el pasado. Se recibe información sobre el negocio en contadas ocasiones, se recibe atrasada y es poca lo cual limita la capacidad de reacción, pues en el momento que se detecta un problema, este se ha hecho grave o se ha perdido una oportunidad de negocio.

Gestión Activa.

La empresa adquiere un software de Gestión lo instala en su domicilio, el cual le permite controlar sus operaciones.

Este escenario mejora la capacidad de gestión de la empresa. Se llega a el al comprobar que la información que se recibe no es suficiente para la gestión del día a día y que se necesita una herramienta que permita por ejemplo facturar de una manera mas eficiente, controlar mejor la cartera, o ayudar a gestionar mejor el inventarió.

Depender de la Gestoría cada vez que se requiere información básica para gestionar el día a día se vuelve inviable.

Es positiva pues esta opción, pues permite:

• Ser una solución operativa de toda la empresa y no solo de contabilidad.
• El software es integrado, los diferentes módulos se comunican entre sí, generando información en tiempo real.
• Permite controlar las actividades del negocio de manera estructurada y organizada, se puede consultar la información de las transacciones generadas en cualquier momento, pudiendo entender que sucede en la empresa y reaccionar al entorno.

Existen ciertas desventajas si optamos en instalar el software en nuestro domicilio:

• No permite una verdadera movilidad, usuarios desconectados de los sistemas e información de la empresa.
• Los riesgos asociados por desastres y la consecuente pérdida de información, aunque mitigados, son altos.
• Las herramientas utilizadas son transaccionales y se quedan cortas a la hora de proveer información para mejorar la gestión del negocio, con alarmas, por ejemplo, para su control.

Estos softwares pues, aunque van más allá del típico software contable, se quedan cortos ante lo que las tecnologías modernas ofrecen.

Podríamos pues decir que permiten una gestión activa del negocio habilitando al negocio para la toma de decisiones y control de los procesos más comunes.

En otras palabras, permiten controlar el presente.

Gestión Proactiva.

Se adquiere una plataforma de software moderna, en la nube, permitiendo a la empresa estar conectada en todo momento, proveyendo de herramientas e información que permite operar el negocio y anticiparse a las necesidades críticas del día a día.

Las ventajas que aportaría esta solución en la nube serian:

• Inmediatez. Acceso desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
• Económico. La solución es adquirida como servicio. Esto las hace flexibles y económicas.
• Seguridad. Infraestructura mas robusta a diferencia de las posibilidades individuales que tiene el negocio.

Mas importante que lo anterior las plataformas en la nube modernas ofrecen:

• Facilidad de uso. Aplicaciones creadas y diseñadas bajo criterios de experiencia del usuario, lo que las hace fáciles de aprender y son muy intuitivas, convirtiéndose en aliados del usuario en su día a día.
• Poder analítico. Permiten utilizar recursos computacionales infinitivamente superiores. Pueden procesar más información, más rápidamente y de manera mas compleja. Ofrecen análisis predictivos que anticipan problemas del negocio, generan alertas en tipo real permitiendo solucionar problemas antes de que se conviertan en complejos.
• Conexión con otros sistemas. Es mucho mas sencilla la interacción con otros sistemas. Se puede mediante API’s o interfaces de conexión unir por ejemplo un software de Gestión y una plataforma e-commerce o un software CRM especializado.

Estas herramientas pues permiten a la empresa ejercer la gestión proactiva del negocio:

• La información ofrecida es en tiempo real.
• Procesa y resume lo mas critico para mejorar al momento la salud del negocio.
• Facilita la priorización de las actividades en el día a día, permitiendo hacer primero lo más importante.
• Permiten a la empresa anticiparse a lo que sucederá en el futuro del negocio, evitando contratiempos y aprovechando oportunidades.

Ejemplos gestión proactiva.

• Conocer la situación real de nuestras carteras, lo que mejora la liquidez de la empresa.
• Saber que referencias exactamente no están rotando, mejorando los costes asociados a la gestión del inventario.
• Conocer que referencias se están agotando, evitando perdidas de ventas.
• Conocer de los recursos necesarios para ofrecer un servició, permitiendo gestionarlos con más calidad.
• Aprovechar descuentos de proveedores al conocer que se debe pagar y cuando, disminuyendo los costes de lo mismos.

En definitiva, no hay excusa en la actualidad para no seleccionar un software de gestión integran en la nube que ayude a la empresa a ser más productiva y competitiva.