Quan les empreses avaluen com serà el millor ERP per al seu negoci, segurament qualifiquen com el millor a aquell que s’assembla d’una manera més exacta als seus actuals processos de negoci. Però això que sembla assenyat i fins a obvi; Ho podem considerar així?

Ens trobem que fins als ERP més cars estan dissenyats per suportar els processos estàndard per a cada tipus de negoci i és molt probable que algunes funcions no aconsegueixin adaptar-se al cent per cent a la manera que s’executen els processos en l’empresa en particular. El lògic seria que per a aquests casos es requereixi realitzar una adaptació.

Fa no molts anys la majoria de les adaptacions es realitzaven obligatòriament mitjançant desenvolupaments. Avui dia amb la infraestructura i eines tecnològiques que ofereixen els sistemes de gestió empresarial d’última generació, una gran quantitat d’adaptacions es consideren més ja com una configuració que com un desenvolupament.

Àdhuc amb aquestes facilitats encara es troben particularitats inherents a cada negoci, que difícilment estaran incloses de fàbrica, per la qual cosa considerar fer desenvolupaments en la versió estàndard del ERP segueix sent una bona manera d’aconseguir que cobreixi amb la majoria de les particularitats de cada negoci.

Fer modificacions té els seus riscos, entre els principals :

Pot posar en risc la coherència de la informació.

Si els desenvolupaments es fan sense prendre en compte altres funcions relacionades, si es modifica el codi font original, a part de perdre la garantia es posa en risc la integritat general de tot el sistema.

Suggeriment: La solució passaria per involucrar solament a especialistes específics del ERP, que usin les millors pràctiques del fabricador. Verifiquem que el ERP permeti fer desenvolupaments sense risc a modificar el codi font original.

Es compliquen les actualitzacions a les noves versions.

Les noves versions solen incorporar millores en les funcions i en el disseny de la base de dades que poden fer que aquests desenvolupaments no s’executin correctament. Serà doncs necessari que es realitzi un treball d’anàlisi dels canvis i modificacions, i que aquest comporti fins i tot a un nou desenvolupament de les adaptacions, amb la conseqüent despesa en temps i diners.

Suggeriment: Hauríem d’assegurar doncs que el ERP contingui eines que facilitin aquestes tasques com a migració de dades, programació per capes i comparació de codis.

Es requereix administració addicional per al control de versions.

Els desenvolupaments d’adaptació es troben solament en la nostra instal·lació. Si necessitem fer una reinstal·lació ens haurem d’assegurar de comptar amb les últimes versions dels desenvolupaments, així com els originals de la instal·lació del ERP.

Suggeriment: Disposar des d’un principi de polítiques de documentació i canvis. Aprofitar les eines de respatller i control de versions que s’haurien d’incloure en l’ambient de desenvolupament del ERP.

Es redueix el nombre de persones de les quals es pugui obtenir ajuda.

Entre els avantatges de disposar un ERP és que es poden trobar més fàcilment persones i organitzacions amb coneixement expert. Quants més desenvolupaments incorporem, més difícil serà que ho coneguin o que els sigui més difícil de conèixer, perdent aquests part de la seva utilitat. Afegim que els usuaris que coneixen aquestes diferències causessin un problema si decideixen deixar l’empresa.

Suggeriment: No convertim al ERP en un “Alien”, mantinguem els desenvolupaments al mínim i evitem modificar la lògica bàsica de l’operació. Sempre és més segur agregar que modificar.

Definitivament et cases amb el proveïdor.

Si adquirim un ERP recolzat sota una marca coneguda i una empresa seriosa en tecnologia, ens donarà accés a una xarxa de distribuïdors de la qual podrem obtenir els serveis requerits. Però quants més desenvolupaments sol·licitem al nostre proveïdor, més dependrem d’ell i es tornarà en l’únic distribuïdor amb capacitat d’entendre les adaptacions realitzades.

Suggeriment: Formar internament un equip, en la mesura del possible, capaç d’entendre el realitzat de manera externa pel proveïdor, dissenyant o arribant a desenvolupar amb eines pròpies de manera interna aquestes adaptacions.

Haurem de fer els nostres propis manuals.

Els millors ERP inverteixen molts recursos a documentar en manuals d’operació totes les funcions i processos que s’incorporen versió després de versió. De manera que qualsevol usuari tindrà a mà el necessari per consultar i solucionar dubtes sobre aquest tema. No obstant això, aquests manuals estàndard acabessin sent inútils si els desenvolupaments que s’han incorporat han modificat significativament la manera en què opera alguna funció. Per tant, s’hauran de dedicar temps i recursos per generar i mantenir els manuals interns que incloguin les modificacions realitzades.

Suggeriment: Usar eines que facilitin la documentació de processos. Alguns ERP d’última generació generen la documentació de manera automàtica mentre es realitza la tasca dins del sistema.

Podràs incorporar fins a l’última característica especial del teu negoci.

Encara que de primeres això sona més com un avantatge que com un risc. En tractar de convertir qualsevol característica especial en una adaptació et farà perdre l’oportunitat de poder revisar i millorar els processos actuals de l’empresa. El fet que sempre s’hagi fet així no significa que sigui l’única ni la millor manera d’executar un procés.

Suggeriment: Veure cada característica especial com una oportunitat de millora. Permet que el teu proveïdor de serveis de tecnologia et faci suggeriments i te de alternatives. Aquesta manera de pensar és clau per mantenir els desenvolupaments al mínim i d’usar les millors capacitats de la teva ERP.

Els usuaris finals voldran incloure la seva manera particular de treballar.

Un bon implementador sap que s’han d’atendre (fins i tot amb desenvolupaments) els requeriments dels processos bàsics dins de l’empresa i els requeriments sorgits dels diferents rols. No obstant això, es pot caure en el risc que qualsevol preferència personal es consideri un requeriment. Això pot ser el generador de molts desenvolupaments, la major part d’ells inútils.

Suggeriment: En avaluar un ERP s’hauria de verificar que permet certa llibertat de personalització, sota el control del propi usuari sense que això impliqui un desenvolupament.

Tot l’anterior no vol dir que s’hagin d’evitar els desenvolupaments costi el que costi; de vegades aquests són necessaris. Però és millor prendre en compte els riscos esmentats al moment de decidir si s’hauria d’o no incloure un nou desenvolupament en el nostre valuós ERP.