Una de las principales decisiones de una PYME consiste en seleccionar el software con el que operara el negocio des del punto de vista financiero.

En muchas PYMES su contabilidad suele estar asesorada externamente, estos asesores muchas veces además de proveer consultoría financiera y contable, facilitan también el uso de un software propio que pertenece y reside en el asesor, separando la fuente de información y el repositorio en donde se encuentra la misma.

Esta desconexión obliga al negocio a tomar decisiones sin la información oportuna o actualizada, no siempre la información es real o el acceso tiene la rapidez necesaria.

Para dar respuesta a estas necesidades, existen plataformas que permiten operar desde internet, con un software contable en la nube que además de poder ser utilizada des de cualquier lugar, mejora el acceso a la información por parte del negocio.

Principales ventajas.

Accesible en cualquier momento.

Al estar en la nube el software es accesible en cualquier momento y des de cualquier lugar, proporcionando el acceso, incluyendo hasta la última transacción, a la información consolidada, relevante y actualizada sin tener que depender del envió por parte del asesor financiero.

Siempre actualizado.

Al ser accesible tanto por parte del negocio como por parte del asesor ambos pueden ingresar información sin existir la necesidad de desplazamientos. Al estar la información actualizada el asesor puede interpretar mejor los datos y apoyarlos vía teléfono o videoconferencia mejorando así la disponibilidad para el negocio.

La información se ingresa directamente en el sistema, sin la necesidad de duplicación de esfuerzos y controles, disminuyendo el trabajo por ambas partes.

Económico.

Un software contable en la nube flexibiliza los costes de licenciamiento de la tecnología. El esquema de “Software como servicio”, el cual opera bajo el pago de cuotas mensuales, sin la necesidad de la compra de costosas licencias por adelantado, inversiones que bien se hubieran podido destinar a la compra de activos de inventario o acorde con la actividad principal del negocio.

Se considera un gasto y no un activo, bajando la base impositiva de la empresa y aliviando o defiriendo la inversión.

La subscripciones o planes permiten modificare o cancelarse según necesidades siendo el esquema de uso mucho más flexible que el licenciamiento tradicional.

Rápida extensión geográfica.

En procesos de expansión conllevan una pérdida de control. Pero con el software en la nube la información está consolidada en un servidor central y esta puede ser accedida por cualquier persona, permitiendo una administración de la empresa con total visibilidad.

Adicionalmente la apertura de un nuevo punto de venta, no hará necesaria la compra de costosos equipos de comunicaciones, simplemente con la contratación de una línea de internet se puede operar con el software desde el primer momento.

Actualización de las leyes fiscales y contables.

Cada vez que se genera un cambio de ley, las aplicaciones tienen que ser actualizadas, con las consecuencias de costes y tiempo que conlleva si el software esta en local. Un software en la nube esta actualizado en todo momento, dando la tranquilidad al negocio que cumple con las normativas legales, sin tener que cargar con engorrosas y costosas tareas de actualización.

Tradicional “On premise”.

Es mas económico utilizar un software en la nube que el tradicional, evitando la necesidad de costosas infraestructuras, mantenimiento de equipos o técnicos especializados y a pedidas de información debido al mal funcionamiento o uso de estos equipos.

Retorno Inversión (ROI).

La instalación de un software tradicional requiere de una inversión de equipos, cables, base de datos, etc.… que se eliminan completamente con el software en la nube. Instalar en la nube solo requiere de un acceso a internet y un navegador gratuito.

Al tener centralizadas las configuraciones no se requiere de nuevas cada vez que se añade un nuevo punto de acceso, lo que acelera aún más el retorno sobre la inversión en tecnología.

Mejor y más seguro uso de la información.

La criticidad de los datos que produce el software contable, tanto des del punto de vista negocio como legal, hace que se establezcan obligaciones para su almacenamiento, no siendo fiable la existencia de una única copia de datos de las operaciones, esto obliga a la contratación de servicios de back-up ofrecidos por terceros a fin de salvaguardar la información en un lugar seguro.

La infraestructura en la nube permite generar copias de seguridad en tiempo real, garantizado la información ante posibles desastres, robos de equipos, o problemas con los discos duros que las albergan.

Ecosistema.

Toda empresa puede necesitar de diferentes plataformas de software para satisfacer sus necesidades. A veces estos softwares son difíciles de integrar y conllevan altos costes con complejas y especializadas ingenierías.

Un software en la nube ja esta desarrollado para ser más abierto y interconectable con otros sistemas. Si bien también se necesita de esfuerzos para integrarlo con otras plataformas, este siempre será infinitamente inferior.

Mejores defensas contra ataques informáticos.

Para los distribuidores de software es más fácil mantener una plataforma en la nube actualizada y con todos los parches necesarios que hacerlo en una aplicación “On demand”. Al ser solo actualizada una sola vez y no tener que agendar numerosas visitas, permite una gestión más eficiente de las actualizaciones y que estas se encuentren vigentes y los sistemas mejor protegidos.

Resumen.

El software en la nube permite una aceleración en el crecimiento de las PYMES, mejorando su eficiencia y eficacia.

Hay que tener en cuenta que la profesión de contable es por naturaleza conservadora y muchas asesorías seguirán sin tomar el liderazgo de comenzar a ofrecer servicios soportados en plataformas que operan desde internet.