Cuando las empresas evalúan cual será el mejor ERP para su negocio, seguramente califican como el mejor a aquel que se asemeja de una manera más exacta a sus actuales procesos. Pero esto que parece sensato y hasta obvio ¿Lo podemos considerar así?.

Nos encontramos que hasta los ERP más caros están diseñados para soportar los procesos estándar para cada tipo de negocio y es muy probable que algunas funciones no logren adaptarse al cien por cien a la manera que se ejecutan los procesos en la empresa en particular. Lo lógico sería que para estos casos se requiera realizar una adaptación.

Hace no muchos años la mayoría de las adaptaciones se realizaban obligatoriamente mediante desarrollos. Hoy en día con la infraestructura y herramientas tecnológicas que ofrecen los sistemas de gestión empresarial, una gran cantidad de adaptaciones se consideran más ya como una configuración que como un desarrollo.

Aun con estas facilidades todavía se encuentran particularidades inherentes a cada negocio, que difícilmente estarán incluidas de fábrica, por lo que considerar hacer desarrollos en la versión estándar del ERP sigue siendo una buena manera de lograr que cubra con la mayoría de las particularidades de cada negocio.

Pero hacer modificaciones tiene sus riesgos, destacan entre los principales :

Puede poner en riesgo la coherencia de la información.

Si los desarrollos se hacen sin tomar en cuenta otras funciones relacionadas, si se modifica el código fuente original, aparte de perder la garantía se pone en riesgo la integridad general de todo el sistema.

Sugerencia: La solución pasaría por involucrar solo a especialistas específicos del ERP, que usen las mejores prácticas del fabricante. Verifiquemos que el ERP permita hacer desarrollos sin riesgo a modificar el código fuente original.

Se complican las actualizaciones a las nuevas versiones.

Las nuevas versiones suelen incorporar mejoras en las funciones y en el diseño de la base de datos que pueden hacer que estos desarrollos no se ejecuten correctamente. Sera pues necesario que se realice un trabajo de análisis de los cambios y modificaciones, y que este conlleve incluso a un nuevo desarrollo de las adaptaciones, con el consecuente gasto en tiempo y dinero.

Sugerencia: Deberíamos asegurar pues que el ERP contenga herramientas que faciliten estas tareas como migración de datos, programación por capas y comparación de códigos.

Se requiere administración adicional para el control de versiones.

Los desarrollos de adaptación se encuentran solo en nuestra instalación. Si necesitamos hacer una reinstalación nos deberemos asegurar de contar con las últimas versiones de los desarrollos, así como los originales de la instalación del ERP.

Sugerencia: Disponer desde un principio de políticas de documentación y cambios. Aprovechar los métodos y las herramientas de respaldo y control de versiones en el ambiente de desarrollo del ERP.

Se reduce el número de personas de las que se pueda obtener ayuda.

Entre las ventajas de disponer un ERP es que se pueden encontrar más fácilmente personas y organizaciones con conocimiento experto. Cuantos más desarrollos incorporemos, más difícil será que lo conozcan o que les sea más difícil de conocer, perdiendo estos parte de su utilidad. Añadamos que los usuarios que conocen estas diferencias causaran un problema si deciden dejar la empresa.

Sugerencia: No convirtamos al ERP en un “Alien”, mantengamos los desarrollos al mínimo y evitemos modificar la lógica básica de la operación. Siempre es más seguro agregar que modificar.

Definitivamente te casas con el proveedor.

Si adquirimos un ERP respaldado bajo una marca conocida y una empresa seria en tecnología, nos dará acceso a una red de distribuidores de la que podremos obtener los servicios requeridos. Pero cuantos más desarrollos solicitemos a nuestro proveedor, más dependeremos de él y se volverá en el único distribuidor con capacidad de entender las adaptaciones realizadas.

Sugerencia: Formar internamente un equipo, en la medida de lo posible, capaz de entender lo realizado de manera externa por el proveedor, diseñando o llegando a desarrollar con herramientas propias de manera interna esas adaptaciones.

Tendremos que hacer nuestros propios manuales y formación.

Los fabricantes invierten muchos recursos en documentar y publicar todas las funciones y procesos que se incorporan versión tras versión. De manera que cualquier usuario tendrá a mano lo necesario para consultar y solucionar dudas al respecto. Sin embargo, estos terminaran siendo inútiles si los desarrollos que se han incorporado han modificado significativamente la manera en que opera alguna función. Por lo tanto, se deberán dedicar tiempo y recursos para generar y mantener la documentación que incluyan las modificaciones realizadas.

Sugerencia: Usar herramientas que faciliten la documentación de procesos. Algunos ERP generan la documentación de manera automática mientras se realiza la tarea dentro del sistema.

Podremos incorporar hasta la última característica especial de nuestro negocio.

Aunque de primeras esto suena más como una ventaja que como un riesgo. Al tratar de convertir cualquier característica especial en una adaptación te hará perder la oportunidad de poder revisar y mejorar los procesos actuales de la empresa. El hecho de que siempre se haya hecho así no significa que sea la única ni la mejor manera de ejecutar un proceso.

Sugerencia: Ver cada característica especial como una oportunidad de mejora. Permite que tu proveedor de servicios de tecnología te haga sugerencias y te de alternativas. Esta manera de pensar es clave para mantener los desarrollos al mínimo y de usar las mejores capacidades de tu ERP.

Los usuarios finales querrán incluir su modo particular de trabajar.

Un buen implementador sabe que se deben atender (incluso con desarrollos) los requerimientos de los procesos básicos dentro de la empresa y los requerimientos surgidos de los diferentes roles. Sin embargo, se puede caer en el riesgo que cualquier preferencia personal se considere un requerimiento. Esto puede ser el generador de muchos desarrollos, la mayor parte de ellos inútiles.

Sugerencia: Al evaluar un ERP se debería verificar que permite cierta libertad de personalización, bajo el control del propio usuario sin que ello implique un desarrollo.

Todo lo anterior no quiere decir que se deban evitar los desarrollos a toda costa; a veces estos son necesarios. Pero es mejor tomar en cuenta los riesgos mencionados en el momento de decidir si se debería o no incluir un nuevo desarrollo en nuestro valioso ERP.